Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển từ A – Z

Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển là gì

Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển là gì? Đây là một câu hỏi mà nhiều người quan tâm khi muốn xuất nhập khẩu hàng hóa qua biển. 

Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển là việc sử dụng các phương tiện và cơ sở hạ tầng đường biển để phục vụ cho mục đích vận chuyển hàng hóa. Phương tiện thường dùng trong vận chuyển đường biển là các tàu thuyền và phương tiện xếp, tháo gỡ hàng hóa như xe cần cẩu… 

Cơ sở hạ tầng để phục vụ cho vận chuyển đường biển bao gồm có các cảng biển, các cảng trung chuyển…

Các bước trong quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển có thể khác nhau tùy theo từng loại hàng hóa, từng hãng tàu, từng đơn vị vận chuyển… Tuy nhiên, có thể tóm tắt các bước chung như sau:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu vận chuyển hàng. Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. 

• Đơn vị vận chuyển sẽ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng. Sau đó, họ sẽ trao đổi thêm thông tin cụ thể trước khi ký hợp đồng vận chuyển. 
• Các thông tin cần thiết bao gồm: loại hàng, trọng lượng, kích thước, số lượng,…

Bước 2: Lấy hàng trực tiếp từ kho của khách và chuyển đến bến cảng. 

• Đây là bước thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ kho của khách hàng đến bến cảng để chuẩn bị cho việc lên tàu
• Đơn vị vận chuyển sẽ sử dụng các phương tiện như xe tải, xe container… để lấy hàng và giao cho nhà cung cấp dịch vụ xếp dỡ tại cảng.

Hiện nay, Trọng Tấn đang cung cấp các dịch vụ vận chuyển hàng đi các tỉnh như vận chuyển hàng đi Gia Lai, vận chuyển hàng đi Kon Tum,… Ngoài ra, Trọng Tấn cũng chuyển hàng dọc các tuyến đường như vận chuyển hàng TPHCM – Hà Nội, vận chuyển hàng HCM – Nha Trang,…Bạn có thể tham khảo bảng giá vận chuyển 63 tỉnh thành của Trọng Tấn để biết thêm chi tiết

Bước 3: Thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết. 

• Đây là bước liên quan đến việc hoàn thiện các chứng từ và giấy tờ liên quan đến việc xuất nhập khẩu hàng hóa qua biển. 
• Các chứng từ cần có bao gồm: hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, giấy khai báo hải quan. 
• Ngoài ra còn có giấy phép xuất nhập khẩu, giấy chứng nhận xuất xứ, bill of lading (văn đơn vận tải biển), policy bảo hiểm nếu có

Bước 4: Bốc xếp hàng hóa vào các thùng container chuyên dụng, tùy vào các mặt hàng khác nhau sẽ sử dụng loại container khác nhau. 

• Đây là bước liên quan đến việc sắp xếp và đóng gói hàng hóa vào các thùng container để chuẩn bị cho việc lên tàu. 
• Các loại container thường dùng trong vận chuyển đường biển bao gồm: container khô (dry container), container lạnh (reefer container), container mở nóc (open top container), container mở bên (flat rack container), container cánh dơi (wing container)…

Bước 5: Đặt lịch tàu (hay booking tàu). 

• Đây là bước liên quan đến việc đặt chỗ trên tàu cho hàng hóa của khách hàng. 
• Đơn vị vận chuyển sẽ liên hệ với hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu để đặt lịch tàu cho hàng hóa. 
• Để đặt lịch tàu, cần cung cấp các thông tin như: cảng đi, cảng đến, loại hàng, trọng lượng, kích thước, loại container, số lượng container, ngày khởi hành, ngày cắt máng, các yêu cầu khác (nếu có)…

Bước 6: Kiểm tra & xác nhận booking. 

• Đây là bước liên quan đến việc kiểm tra và xác nhận lại các thông tin đã đặt lịch tàu cho hàng hóa. 
• Đơn vị vận chuyển sẽ nhận được booking confirmation từ hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu. Sau đó sẽ kiểm tra lại các thông tin như: cảng đi, cảng đến, loại hàng, trọng lượng, kích thước, loại container, số lượng container, ngày khởi hành,… 
• Nếu có sai sót hay thay đổi gì thì sẽ phải liên hệ lại với hãng tàu để điều chỉnh.

Bước 7: Theo dõi tiến trình đóng hàng & thông tin cập nhật từ nhà xuất khẩu. 

• Đây là bước liên quan đến việc theo dõi và cập nhật thông tin về tiến trình đóng hàng và chuyển ra cảng của hàng hóa. 
• Đơn vị vận chuyển sẽ liên tục giữ liên lạc với nhà xuất khẩu để biết được tình trạng của hàng hóa, thời gian dự kiến đóng hàng xong và chuyển ra cảng. 
• Ngoài ra, đơn vị vận chuyển cũng sẽ nhận được các chứng từ và hồ sơ liên quan đến lô hàng từ nhà xuất khẩu để chuẩn bị cho việc làm thủ tục hải quan và giao nhận hàng hóa.

Bước 8: Kiểm tra xác nhận chứng từ, và hồ sơ liên quan đến lô hàng. 

• Đây là bước liên quan đến việc kiểm tra và xác nhận lại các chứng từ và hồ sơ liên quan đến lô hàng đã nhận được từ nhà xuất khẩu.
• Đơn vị vận chuyển sẽ kiểm tra lại các chứng từ và hồ sơ như: hợp đồng mua bán hàng hóa… 
• Nếu có sai sót hay thiếu sót gì thì sẽ phải liên hệ lại với nhà xuất khẩu để bổ sung hoặc sửa chữa.

Bước 9: Nhà nhập khẩu nhận được thông báo khi hàng chuyển đến. 

• Đây là bước cuối cùng trong quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Khi hàng hóa đã được lên tàu và rời khỏi cảng

Lợi ích của quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

Đa dạng loại hàng hóa có thể vận chuyển. 

• Vận tải biển có thể vận chuyển được mọi loại hàng hóa, từ hàng thông dụng, hàng dễ vỡ cho đến hàng có kích thước lớn. 
• Bạn chỉ cần chọn loại container phù hợp với loại hàng của mình, ví dụ như container khô, container lạnh,…

Khả năng vận chuyển khối lượng lớn. 

• Vận tải biển có thể vận chuyển được khối lượng hàng hóa lớn hơn nhiều lần so với vận tải bằng đường hàng không hay đường bộ.
• Một tàu thuyền có thể chứa được hàng ngàn container, trong khi một máy bay hay một xe tải chỉ có thể chứa được vài chục container.

Chi phí thấp do vận chuyển với một khối lượng hàng hóa lớn.

• Ngoài ra, chi phí xăng dầu, thuế, phí cầu cảng… của vận tải biển cũng thấp hơn so với các phương thức vận tải khác.

Thủ tục đơn giản, nhanh gọn. 

• Với quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển đã được chuẩn hoá và rõ ràng, bạn sẽ không phải lo lắng về các thủ tục pháp lý hay giấy tờ liên quan. 
• Bạn chỉ cần chuẩn bị các chứng từ cần thiết như hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn thương mại,… và giao cho nhà cung cấp dịch vụ vận tải để họ hoàn thiện cho bạn

Yếu tố ảnh hưởng chi phí quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển 

Loại và kích thước của container

Có nhiều loại container khác nhau, tùy theo loại hàng hóa và kích thước mà khách hàng có thể dùng trong quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

• Ví dụ, container khô (dry container) là loại container thông dụng nhất, có kích thước 20 feet hoặc 40 feet, dùng để chứa các hàng hóa khô. Container khô không cần điều kiện bảo quản đặc biệt. 
• Container lạnh (reefer container) là loại container có thiết bị làm lạnh, dùng để chứa các hàng hóa cần giữ nhiệt độ như thực phẩm, hoa quả, thuốc men… 
• Container mở nóc (open top container) là loại container không có mái che, dùng để chứa các hàng hóa cao hoặc cồng kềnh, có thể xếp từ trên xuống. 
• Container mở bên (flat rack container) là loại container không có thành trước và sau, dùng để chứa các hàng hóa rộng hoặc dài, có thể xếp từ hai bên vào. 

Chi phí thuê container sẽ phụ thuộc vào loại và kích thước container được dùng trong quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Thông thường, container lớn và đặc biệt sẽ có giá cao hơn so với container nhỏ và thông dụng.

Trọng Tấn hiện nay cung cấp dịch vụ cho thuê xe tải đến với khách hàng. Nếu có nhu cầu, bạn có thể tham khảo bảng giá cho thuê xe tải của Trọng Tấn. Ngoài ra, chúng tôi còn vận chuyển hàng đi Hải Phòng, vận chuyển hàng đi Quảng Ninh, vận chuyển hàng đi Lạng Sơn,…

Quãng đường và thời gian vận chuyển trong quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

Quãng đường và thời gian vận chuyển là hai yếu tố liên quan đến nhau trong quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. 

• Quãng đường là khoảng cách giữa điểm xuất phát và điểm đến của hàng hóa. 
• Thời gian vận chuyển là khoảng thời gian mà hàng hóa được di chuyển từ điểm xuất phát đến điểm đến. 

Các yếu tố ảnh hưởng đến quãng đường và thời gian trong quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển bao gồm: 

• Tốc độ của tàu thuyền
• Số lượng cảng trung chuyển
• Điều kiện thời tiết, an ninh biển

Chi phí vận chuyển sẽ tăng lên khi quãng đường và thời gian trong quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển tăng. Điều này bởi vì chi phí xăng dầu, thuê tàu, bảo hiểm, lưu cảng… sẽ tăng theo

Khó khăn trong quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

Thời gian trong quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển dài

• Đây là một trong những khó khăn lớn nhất của vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Do tốc độ của tàu thuyền không nhanh, nên thời gian vận chuyển từ cảng này sang cảng khác sẽ mất nhiều thời gian. Điều này có thể ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, kinh doanh, giao nhận của bạn. 

Giải pháp cho khó khăn này là bạn nên lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận tải biển uy tín, có kinh nghiệm, có mạng lưới liên kết rộng khắp, có thể đảm bảo thời gian vận chuyển nhanh nhất và ít bị trễ hẹn. Bạn cũng nên lập kế hoạch vận chuyển trước và dự phòng các rủi ro có thể xảy ra.

Chi phí của quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển cao

• Đây là một khó khăn khác của vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.
• Chi phí này có thể dao động tùy theo các yếu tố như loại và kích thước của container, quãng đường và thời gian vận chuyển, điều kiện thị trường…. 
• Điều này có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn. 

Giải pháp cho khó khăn này là bạn nên so sánh và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận tải biển có giá cả hợp lý, minh bạch, không có chi phí ẩn. Bạn cũng nên tìm hiểu các quy định thuế, phí của các nước mà bạn muốn xuất nhập khẩu hàng hóa để tính toán chi phí chính xác.

Rủi ro mất mát, hư hỏng hàng hóa

• Đây là một khó khăn nghiêm trọng của vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. 
• Do quá trình vận chuyển kéo dài, hàng hóa có thể bị mất mát, hư hỏng do nhiều nguyên nhân như tai nạn tàu biển, thiên tai, lỗi kỹ thuật, lỗi xếp dỡ…
• Điều này có thể gây thiệt hại lớn cho bạn. 

Giải pháp cho khó khăn này là bạn nên chọn nhà cung cấp dịch vụ vận tải biển có uy tín, chất lượng, có trách nhiệm và cam kết bồi thường khi có sự cố xảy ra. 

Bạn cũng nên đóng gói hàng hóa cẩn thận, chọn loại container phù hợp với loại hàng hóa, ký kết bill of lading (văn đơn vận tải biển) rõ ràng, mua bảo hiểm hàng hóa…