Quy trình nhập khẩu hàng hóa

Quy trình nhập khẩu hàng hóa là một chuỗi các bước cần thực hiện để đưa hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa chi phí, thời gian. Quy trình nhập khẩu hàng hóa tuy phức tạp nhưng nếu chuẩn bị tốt, bạn có thể giảm thiểu rủi ro và chi phí phát sinh.

Khi mới bắt đầu, bạn nên thuê forwarder hoặc đại lý hải quan để tiết kiệm thời gian và tránh sai sót. Bài viết này sẽ hỗ trợ khách hàng quy trình nhập khẩu hàng hóa cơ bản nhất, dễ hiểu nhất để nắm bắt trong giai đoạn ban đầu.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại Việt Nam

Nhập khẩu hàng hóa là một phần quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế. Quy trình này đảm bảo rằng hàng hóa được chuyển từ nước ngoài sang Việt Nam là một cách hợp lý và hiệu quả. Dưới đây là các bước cơ bản trong quá trình nhập hàng hóa:

B1: Tìm kiếm và chọn nhà cung cấp nhập hàng

Trước hết, doanh nghiệp phải tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp hoặc đối thoại từ nước ngoài. Quá trình này bao gồm cả giá cả thương mại, điều kiện giao hàng và giao hàng thời gian. Doanh nghiệp cũng cần đảm bảo rằng nhà cung cấp đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và pháp lý.

• Doanh nghiệp cần kiểm tra năng lực sản xuất và uy tín của nhà cung cấp thông tin qua các nguồn thông tin như báo cáo kinh doanh, phản hồi từ các đối tác khác.
• Sử dụng các điều kiện giao hàng để xác định trách nhiệm giữa người bán và người mua trong công việc chuyển giao và bảo hiểm hàng hóa.
• Một số yếu tố cần cân nhắc: vị trí địa lý (ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển), hỗ trợ chính sách của nhà cung cấp (hậu mãi, đổi trả).

B2: Thỏa thuận đồng ý và nhập hàng hóa

Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp, hai bên sẽ ký kết hợp đồng mua bán. Trong khi hợp nhất, cần chỉ định thông tin chi tiết về hàng hóa, giá trị, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, bảo hiểm và các điều khoản khác. Điều này đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của hai được quy định rõ rang. Trong hợp đồng cần thể hiện rõ:

• Loại hàng hóa, số lượng, giá cả.
• Phương thức thanh toán: Chuyển khoản ngân hàng (T/T), thư tín dụng (L/C), hoặc các hình thức khác.
• Thời gian giao hàng: điều này cần chi tiết, đặc biệt là trong trường hợp hàng hóa cần giao đúng mùa vụ hoặc đáp ứng các chiến lược kinh doanh.
• Nếu không thảo hợp đồng doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về hàng hóa không đạt chất lượng, giao hàng chậm hoặc mất mát tài chính.

B3: Chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu hàng hóa

Khi hàng hóa đã được sắp xếp sẵn sang để xuất khẩu, doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ cần thiết cho quá trình nhập khẩu, bao gồm:

• Hóa đơn thương mại (Hóa đơn thương mại) : Là tài liệu có thể thực hiện giá trị hàng hóa và được sử dụng làm cơ sở tính thuế nhập khẩu.
• Vận đơn (Bill of Lading) : Xác nhận quyền sở hữu hàng hóa.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) : Được yêu cầu để áp dụng thuế suất ưu đãi theo các hiệp hội thương mại tự do (FTA).
• Danh sách đóng gói (Packing List) : Cần để kiểm tra chi tiết hàng hóa khi thông quan

B4: Vận chuyển hàng hóa cần xuất khẩu

Hàng hóa sẽ được vận chuyển xuất khẩu về Việt Nam thông qua các phương tiện tiện ích như tàu biển, máy bay hoặc xe tải. Trong suốt quá trình này, doanh nghiệp cần theo dõi và kiểm tra trạng thái hóa học để đảm bảo rằng nó không bị hỏng hoặc mất mát. Tự do lưu thông hàng hóa là 1 lợi thế cho hàng hóa xuất khẩu.

• Lựa chọn phương tiện vận chuyển (đường biển, hàng không, đường bộ). Hàng hóa dễ hỏng hóc thường xuyên chọn đường hàng không để rút ngắn thời gian chuyển tiếp. Đường biển thường rẻ hơn nhưng mất nhiều thời gian hơn. Vì vậy tùy vào tính chất hàng hóa và thời gian cần hàng mà doanh nghiệp chọn phương tiện phù hợp
• Quản lý rủi ro bắng cách mua bảo hiểm hóa học để phòng tránh tổn thất do tai nạn hoặc thiên tai.
• Theo dõi quá trình hóa hóa hàng hóa để xử lý kịp thời nếu có sự cố

B5: Khai báo hải quan về hàng hóa nhập khẩu

Khi hàng hóa đến cơn hoặc sân bay Việt Nam, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục khai báo hải quan. Điều này bao gồm việc làm các tờ giấy liên quan và thông tin về hàng hóa cho cơ quan hải quan để kiểm tra và tính thuế. Hải quan sẽ kiểm tra xem hàng hóa có hợp lệ và phù hợp với các quy định nhập khẩu hay không.

• Quy tình khai báo: Tờ khai hải quan thông qua hệ thống điện tử VNACCS/VCIS. Đính kèm các tài liệu: hóa đơn thương mại, vận động đơn, giấy chứng nhận xuất xứ và các giấy phép khác nếu cần.
• Kiểm tra hàng hóa: Hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ để xác minh thông tin trong tài liệu.Sẽ có kiểm tra thực tế hàng hóa nếu có sai sót hoặc nghi ngờ về hàng hóa.
• Trong trường hợp khai báo có sai sót thông tin có thể dẫn đến phạt tiền hoặc tạm giữ hàng hóa.
• Thiếu chứng từ hoặc không đáp ứng yêu cầu pháp lý sẽ bị từ chối thông tin.

B6: Nộp thuế và lệ phí nhập khẩu hàng hóa

Khi hàng hóa đến cảng hoặc sân bay Việt Nam, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục khai báo hải quan. Điều này bao gồm việc nộp các giấy tờ liên quan và thông tin về hàng hóa cho cơ quan hải quan để kiểm tra và tính thuế. Hải quan sẽ kiểm tra xem hàng hóa có hợp lệ và phù hợp với các quy định nhập khẩu hay không.

• Bước này là hoàn tất nghĩa vụ tài chính đối với nhà nước. Thuế nhập khẩu được tính theo biểu thuế hiện hành. Thuế giá trị gia tăng (VAT) áp dụng cho hàng hóa nhập khẩu.
• Nếu hàng hóa có giấy chứng nhận xuất xứ từ các nước có FTA với Việt Nam, thuế nhập khẩu có thể được giảm hoặc miễn.
• Sai sót trong tính toán thuế có thể dẫn đến khiếu nại hoặc kiểm tra sau thông quan. Chậm nộp thuế sẽ phát sinh phí phạt.

B7: Nhận hàng và vận chuyển nội địa

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, hàng hóa sẽ được thông quan và chuyển ra khỏi cảng để vận chuyển đến kho của doanh nghiệp hoặc điểm phân phối. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại số lượng và chất lượng hàng hóa trước khi nhận.

• Doanh nghiệp có thể sử dụng các đơn vị logictic để vận chuyển hàng hóa nội địa, đưa hàng hóa về kho hoặc nơi tiêu thụ một cách an toàn.
• Lựa chọn phương tiện phụ thuộc vào khối lượng và kích thước hàng hóa.
• Sau đó kiểm tra số lượng, chất lượng, và đối chiếu với hồ sơ nhập khẩu. Báo cáo ngay nếu phát hiện hư hỏng hoặc thiếu hàng.
• Ví dụ 1 dơn hàng muốn nhập khẩu về Phú Quốc, thì sau khi hoàn tất các thủ nhập khẩu, hàng về đến Việt Nam. Doanh nghiệp sẽ liên hệ với các chành xe Phú Quốc để vận chuyển hàng từ các cảng, sân bay về Phú Quốc.

Những lưu ý cho quy trình nhập khẩu hàng hóa

Quy trình nhập khẩu hàng hóa là hoạt động kinh doanh phức tạp, yêu cầu doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định pháp luật, quản lý logistics hiệu quả, và giảm thiểu các rủi ro liên quan. Dưới đây là những lưu ý quan trọng cần quan tâm:

• Kiểm tra xem hàng hóa có thuộc danh mục cấm nhập khẩu hoặc hạn chế nhập khẩu theo quy định pháp luật Việt Nam hay không.
• Đối với một số mặt hàng như thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc, thiết bị y tế, cần giấy phép nhập khẩu từ cơ quan chức năng.
• Thuế nhập khẩu: Phụ thuộc vào loại hàng hóa, xuất xứ, và hiệp định thương mại tự do (FTA). Thuế giá trị gia tăng (VAT) thường ở mức 5% hoặc 10%.
• Hàng hóa cần tuân thủ các quy chuẩn kỹ thuật và chất lượng như chứng nhận hợp quy, kiểm định, hoặc dán tem nhãn hàng hóa.
• Tìm hiểu kỹ nhà cung cấp, xem xét điều khoản bảo hành, chính sách đổi trả, và trách nhiệm trong trường hợp giao hàng chậm hoặc hàng hóa không đạt chất lượng.
• Khai báo hải quan chính xác. Thực hiện khai báo qua hệ thống VNACCS/VCIS, đảm bảo thông tin khớp với chứng từ.
• Hàng hóa về tới Việt Nam, cần đối chiếu số lượng, chất lượng với chứng từ. Báo cáo ngay nếu phát hiện sai lệch hoặc hư hỏng.

Làm thế nào để quy trình nhập khẩu hàng hóa hiệu quả

• Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng và xu hướng thị trường để xác định loại hàng hóa cần nhập. Xem xét các công ty khác đang nhập khẩu mặt hàng tương tự để có chiến lược phù hợp.
• Chọn phương thức vận chuyển: Đường biển, hàng không, hoặc đường bộ tùy theo tính chất và khối lượng hàng hóa. Việc này để tối ưu nhất chi phí vận chuyển
• Chuẩn bị các chứng từ như hóa đơn thương mại, vận đơn, CO (giấy chứng nhận xuất xứ), và các giấy phép nhập khẩu. Chuẩn bị giấy tờ hải quan đầy đủ và minh bạch để tránh rủi ro bị giữ hàng hoặc phạt hành chính.
• Sau mỗi lần nhập khẩu, rút kinh nghiệm để cải thiện quy trình cho lần tiếp theo. Thường xuyên giao tiếp với nhà cung cấp và đối tác để tạo lòng tin.
• Đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý của Việt Nam về kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, và quy chuẩn hàng hóa.
• Tìm hiểu giá cước vận chuyển và các loại phí liên quan từ nhiều đối tác để chọn phương án tối ưu. Xem xét chính sách thuế nhập khẩu và ưu đãi (nếu có). Tham khảo gửi hàng giá rẻ tại nhà xe Trọng Tấn.

Những ảnh hưởng đến quy trình nhập khẩu hàng

Quy trình nhập khẩu hàng hóa có thể chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm các yếu tố pháp lý, kinh tế, kỹ thuật, và môi trường kinh doanh. Dưới đây là một số ảnh hưởng chính:

• Các mức thuế suất và phí liên quan đến nhập khẩu có thể thay đổi tùy theo chính sách của quốc gia.
• Những yêu cầu về giấy tờ, kiểm tra, và thủ tục thông quan có thể làm tăng thời gian và chi phí nhập khẩu.
• Một số quốc gia yêu cầu hàng hóa nhập khẩu phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn và môi trường.
• Hệ thống cảng, kho lưu trữ và mạng lưới logistics ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và thời gian nhập khẩu.
• Các vấn đề như thiếu container, tắc nghẽn giao thông hay khan hiếm tàu có thể làm chậm trễ quá trình.
• Các yếu tố như thiên tai hoặc sự thay đổi điều kiện vận tải có thể làm chậm trễ quá trình nhập khẩu.
• Nhân viên không đủ chuyên môn hoặc thiếu kỹ năng quản lý có thể dẫn đến sai sót trong quá trình nhập khẩu.
• Để giảm thiểu tác động tiêu cực, doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên các quy định, tối ưu hóa quy trình logistics, và xây dựng chiến lược nhập khẩu linh hoạt.
• Cách bao bọc, đóng kiện hàng hóa cũng ảnh hưởng nhiều đến quy trình nhập khẩu, Hàng hóa được an toàn để uy trình đạt hiệu quả cao nhất.

Liên hệ vận chuyển hàng nhập khẩu