Lưu kho không đơn thuần là lưu trữ hàng hóa mà là một phần quan trọng trong kinh doanh và quản lý chuỗi cung ứng. Lưu kho có ảnh hưởng đến lợi nhuận và cạnh tranh của doanh nghiệp nên cần đảm bảo quá trình lưu kho diễn ra hiệu quả. Sau đây, Vận Tải Trọng Tấn sẽ cung cấp cho bạn đọc những thông tin cần thiết, mới nhất về dịch vụ lưu kho.
1. Tìm hiểu chung về lưu kho
1.1 Khái niệm lưu kho
Lưu kho (Storage) là quá trình hàng hóa, sản phẩm được lưu trữ trong kho của một đơn vị nào đó trong một khoảng thời gian nhất định trước khi được giao đến tay người nhận. Mục đích của việc lưu kho là nhằm đảm bảo trạng thái tốt nhất của hàng hóa, sản phẩm trước khi vận chuyển hàng hóa đó đến điểm tiêu thụ cuối cùng.
Một ví dụ cụ thể về lưu kho là khi bạn mua hàng trực tuyến.
- Thay vì nhận hàng trực tiếp từ người bán, hàng hóa của bạn thường sẽ được chuyển đến một kho lưu trữ của nhà bán hoặc một đơn vị dịch vụ giao hàng. Tại đây, chúng sẽ được bảo quản và quản lý cho đến khi bạn sẵn sàng nhận chúng. Điều này giúp tạo ra sự thuận tiện và đảm bảo rằng bạn nhận được sản phẩm của mình trong tình trạng hoàn hảo.
- Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc sử dụng dịch vụ này không phải lúc nào cũng miễn phí. Thông thường, bạn sẽ phải trả một khoản phí lưu kho nếu hàng hóa của bạn ở lại trong kho quá thời hạn lưu kho miễn phí. Phí lưu kho có thể được tính theo nhiều cách, bao gồm khối lượng hàng hóa, diện tích lưu trữ, thời gian lưu kho, và yêu cầu đặc biệt về bảo quản của hàng hóa. Thông tin chi tiết về cách tính chi phí lưu kho sẽ được trình bày ở phần sau.
1.2 Các khái niệm liên quan tới lưu kho
1.2.1 Dịch vụ lưu kho
Quá trình lưu kho đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp chắc chắn số lượng hàng hóa của mình sẵn sàng cung ứng cho người tiêu dùng. Trong thực tế, doanh nghiệp có thể tự lưu kho trong kho hàng của chính doanh nghiệp hoặc thuê kho hàng của một đơn vị khác. Trường hợp dùng kho hàng thuê được gọi là dịch vụ lưu kho.
Dịch vụ lưu kho có thể hiểu là hình thức doanh nghiệp thuê kho hàng của bên thứ ba để lưu trữ, bảo quản hàng hóa.
- Dịch vụ lưu kho sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tất cả các khâu vận chuyển hàng hóa, sắp xếp, phân loại và lưu trữ hàng hóa,… Vận Tải Trọng Tấn hiện đang cung cấp dịch vụ vận tải uy tín, hỗ trợ doanh nghiệp vận chuyển hàng TP HCM – Hà Nội, vận chuyển hàng đi Miền Tây giá rẻ, ưu đãi trong tất cả các khâu vận chuyển lẫn các dịch vụ hậu mãi.
- Doanh nghiệp không cần tốn nhiều chi phí xây dựng kho hàng vẫn có thể đảm bảo hàng hóa được lưu trữ an toàn.
- Dịch vụ lưu kho còn có thể đi kèm bảo hành, bảo hiểm, cải thiện chất lượng hoặc các dịch vụ khác tùy theo nhu cầu doanh nghiệp và thỏa thuận với đơn vị.
1.2.2 Hàng hóa lưu kho
Hàng hóa lưu kho là hàng hóa được lưu trữ, bảo quản trong kho cho đến khi được đưa đến điểm tiêu thụ. Tuy nhiên, cần lưu ý không phải tất cả hàng hóa nằm trong kho hàng đều là hàng hóa lưu kho. Ví dụ, các mặt hàng không được xem là hàng hóa lưu kho:
- Hàng bị trả lại
- Hàng chờ giao (đã bán nhưng vì lý do nào đó chưa đến tay người tiêu thụ)
- Một số loại hàng hóa đặc biệt có thỏa thuận trước
1.2.3 Thời điểm nhập kho và thời hạn lưu kho
Thời điểm nhập kho là thời điểm hàng hóa được đưa vào trong kho để thực hiện việc lưu kho và có sự xác nhận của bên cung cấp dịch vụ với bên sử dụng dịch vụ. Lưu ý, chỉ khi có biên lai xác nhận của bên đơn vị lưu kho thì hàng hóa mới được xem là đã được bàn giao để lưu trữ.
Thời hạn lưu kho là số ngày cụ thể hàng hóa có thể được lưu trữ miễn phí tại đơn vị cung cấp dịch vụ. Thời gian này được tính từ thời điểm nhập kho đến khi thời hạn miễn phí kết thúc. Sau đó, hàng hóa sẽ bị tính phí lưu kho dựa trên đơn giá của đơn vị cung cấp dịch vụ.
Ví dụ: doanh nghiệp X nhập kho từ ngày 8/9 và được miễn phí 14 ngày lưu kho. Do đó, đến ngày 22/9 doanh nghiệp X mới bị tính phí theo bảng giá của đơn vị.
2. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ lưu kho
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ lưu kho? Vì dịch vụ lưu kho đem lại những tiện ích cụ thể sau:
- Tối ưu hóa việc quản lý kho hàng: giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm tra và truy xuất thông tin về hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác, tăng sự chủ động của doanh nghiệp trong quản lý hàng hóa. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng quyết định số lượng, chủng loại,… hàng hóa cần nhập kho.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư vào mở rộng hoặc xây dựng thêm kho mới. Hơn nữa, doanh nghiệp cũng không cần phải tuyển dụng nhân sự để quản lý hàng hóa tại kho; giúp tối ưu thời gian, công sức và chi phí thuê.
- Đảm bảo cung ứng hàng hóa nhanh chóng: giúp doanh nghiệp duy trì nguồn cung ứng ổn định. Hàng hóa sẵn sàng để vận chuyển nhanh chóng bất cứ khi nào cần thiết. Nhất là khi những yếu tố về thời tiết, mùa vụ,… ảnh hưởng đến cầu, doanh nghiệp sẽ kịp thời đáp ứng sự biến động này. Ví dụ, mùa covid khiến nhu cầu khẩu trang tăng đột biến, lưu kho sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo nguồn cung cho thị trường.
3. Thông tin về chi phí lưu kho
3.1 Chi phí lưu kho là gì?
Chi phí lưu kho là khoản phí mà doanh nghiệp phải chi trả để đảm bảo việc lưu trữ và bảo quản hàng hóa tại kho trong một khoảng thời gian cụ thể. Chi phí này có thể biến đổi, tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp và các quy định từ nhà cung cấp dịch vụ lưu kho. Chi phí cũng sẽ bao gồm nhiều khoản tiền khác nhau như: phí lưu trữ, quản lý, phí cơ sở vật chất, phí bảo hiểm,…
Ví dụ, một nhà cung cấp sách có phí lưu giữ hàng lưu kho gồm:
- Chi phí vốn: 1.500.000 đồng cho giấy, mực và các chi phí liên quan.
- Chi phí dịch vụ: 2.000.000 đồng cho bảo hiểm chống cháy, chi phí tài chính, phí phần mềm quản lý kho.
- Chi phí rủi ro: 500.000 đồng cho rủi ro sách bị hư hỏng hoặc mất cắp.
- Chi phí không gian lưu trữ: 3.000.000 đồng để thuê không gian giữ sách khô ráo. Như vậy, tổng chi phí lưu kho của nhà cung cấp sách này là:
Tổng chi phí = 1.500.000 + 2.000.000 + 500.000 + 3.000.000 = 7.000.000 đồng.
3.2 Các loại chi phí lưu kho hiện nay
Chi phí lưu kho bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau. Để tính toán chi phí lưu trữ kho chính xác, cần nắm bắt các loại chi phí sau đây.
3.2.1 Chi phí vốn
- Chi phí vốn là chi phí lớn nhất cấu thành nên chi phí lưu kho. Đây là phần chi phí bao gồm khoản đầu tư vốn vào hàng tồn kho và tiền lãi bổ sung của doanh nghiệp. Giá vốn thường được thể hiện dưới dạng tỷ lệ phần trăm của tổng giá trị hàng tồn kho hiện tại.
- Ví dụ, một công ty có tổng giá trị tồn kho là 200.000.000 đồng và giá vốn được tính là 25%. Điều này có nghĩa là chi phí vốn của họ là 250.000 đồng (1.000.000 x 25%).
3.2.2 Chi phí dịch vụ hàng tồn kho
- Chi phí dịch vụ hàng tồn kho là số tiền mà doanh nghiệp phải thanh toán cho nhà cung cấp dịch vụ để lưu trữ, quản lý và vận chuyển hàng tồn kho.
- Chi phí này bao gồm tiền thuê kho, bảo hiểm, bảo quản, bảo trì, an ninh, nhân công, thuế, và phí vận chuyển. Vận Tải Trọng Tấn hiện đang cung cấp dịch vụ vận chuyển với giá vận chuyển 63 tỉnh, bảng giá vận chuyển Bắc Nam cực kì ưu đãi.
- Ví dụ, một công ty có hàng tồn kho trị giá 100.000.000 đồng. Nhà cung cấp tính phí 10% giá trị hàng tồn kho mỗi tháng cho các dịch vụ của họ. Vì vậy, chi phí dịch vụ hàng tồn kho của công ty bánh kẹo là 10.000.000 đồng mỗi tháng (100.000.000 x 10%). Nếu công ty có thể giảm lượng hàng tồn kho xuống còn 50.000.000 đồng, họ sẽ tiết kiệm được 5.000.000 đồng chi phí dịch vụ hàng tồn kho mỗi tháng.
3.2.3 Chi phí rủi ro hàng lưu kho
- Chi phí rủi ro hàng lưu kho là chi phí phát sinh mà doanh nghiệp phải chịu trong quá trình lưu trữ hàng khi xảy ra các sự cố như: mất cắp, hao hụt, hỏng hóc,…
- Ví dụ, công ty nội thất có hàng tồn kho trị giá 200.000.000 đồng, với tình hình an ninh không tốt đã xảy ra sự cố mất cắp. Công ty ước tính mất khoảng 3% sản phẩm vì trộm cắp, vậy chi phí rủi ro là: 3% x 200.000.000 = 6.000.000 đồng.
3.2.4 Chi phí không gian lưu kho
- Chi phí không gian lưu kho là chi phí doanh nghiệp bỏ ra để thuê hoặc xây dựng nhà kho lưu trữ hàng hóa. Chi phí này bao gồm chi phí thuê, chi phí thiết bị,… và thường được tính theo diện tích, thời gian thuê hoặc số lượng hàng hóa lưu kho.
- Trong chi phí không gian lưu kho, chi phí thuê là cố định và các chi phí khác sẽ thay đổi dựa vào điều kiện khách quan và số lượng sản phẩm lưu trữ.
3.3 Cách tính chi phí lưu kho
Tùy thuộc vào nhu cầu mà doanh nghiệp và nhà cung ứng dịch vụ có thể lựa chọn cách tính chi phí phù hợp.
- Tính theo pallet:
- Phương pháp này thích hợp cho các loại hàng có kích thước đồng bộ và không cần xuất hàng nhỏ lẻ. Chi phí lưu kho được tính theo số lượng pallet bạn lưu trữ.
- Ví dụ, nếu bạn lưu trữ 50 pallet và mức giá là 100.000 đồng/pallet mỗi tháng, tổng chi phí sẽ là 5.000.000 đồng.
- Tính theo thể tích:
- Đối với các loại hàng có kích thước khác nhau và có thể chất lên kệ, chi phí lưu kho được tính dựa trên thể tích. Đơn vị cung ứng sẽ cung cấp các ô kệ với thể tích tiêu chuẩn, doanh nghiệp sẽ dựa vào đó để tính toán thể tích cần để lưu trữ hàng hóa.
- Công thức: Chi phí = Số m3 x Đơn giá m3.
- Ví dụ, nếu bạn lưu trữ hàng hóa có tổng thể tích là 100m3 và mức giá là 50.000 đồng/m3/tháng, tổng chi phí sẽ là 5.000.000 đồng/tháng.
- Tính theo diện tích:
- Đối với các loại hàng nặng, cao, hoặc không thể chất lên kệ, có thể dùng phương pháp này để tính chi phí dựa trên diện tích lưu trữ.
- Công thức: Chi phí = Số m2 x Đơn giá m2.
- Ví dụ, nếu bạn sử dụng một kho có diện tích 200m2 và mức giá là 50.000 đồng/m2/tháng, tổng chi phí lưu kho sẽ là 10.000.000 đồng/tháng.
- Tính lưu kho tự quản: Nếu doanh nghiệp muốn tự quản lý và vận hành kho bãi riêng biệt, doanh nghiệp có thể chọn đơn vị cung cấp không gian nhất định để tùy ý sắp xếp cũng như bảo quản hàng hóa trong không gian riêng đó.
4. Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ lưu kho uy tín
Để lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ lưu kho uy tín, bạn có thể tham khảo các cách sau đây:
- Chọn các đơn vị cung cấp dịch vụ có kinh nghiệm và danh tiếng tốt. Bạn cần kiểm tra các chứng nhận, giấy phép, và đánh giá của khách hàng trước đây về đơn vị. Vận Tải Trọng Tấn là đơn vị cung cấp uy tín, với đa dạng các dịch vụ vận chuyển bao gồm hỗ trợ lưu trữ hàng hóa đáng tin cậy từ vận chuyển hàng Bắc Nam đến chuyển văn phòng trọn gói, chuyển kho xưởng trọn gói,…
- So sánh báo giá của các nhà cung cấp khác nhau để tìm mức giá hợp lý. Xem xét các chi phí phát sinh khác như phí dịch vụ, phí xử lý hàng hóa, phí rủi ro, phí không gian,… và đảm bảo hình thức thanh toán linh hoạt, minh bạch. Vận Tải Trọng Tấn hiện đang cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa giá rẻ với chi phí lưu kho siêu ưu đãi.
- Kiểm tra hệ thống an ninh và phòng cháy chữa cháy của nhà cung cấp dịch vụ. Bạn cần đảm bảo điều kiện và tiêu chuẩn của kho hàng phù hợp với loại hàng hóa của bạn. Ngoài ra, bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp có chế độ bảo hiểm cho hàng hóa trong trường hợp xảy ra sự cố.
5. Những câu hỏi thường gặp về lưu kho
5.1 Làm thế nào để giảm chi phí lưu kho?
Để giảm chi phí lưu kho, doanh nghiệp có thể áp dụng các cách quản lý chi phí hiệu quả sau đây.
- Giảm thiểu lượng hàng tồn kho: số lượng hàng tồn kho lớn sẽ dẫn đến chi phí lưu kho lớn. Cố gắng duy trì mức tồn kho cần thiết bằng các phương pháp như JIT (Just In Time), EOQ (Economic Order Quantity) và ABC (Activity Based Costing),… Ví dụ, mô hình Just In Time sẽ giúp doanh nghiệp điều chỉnh mức nguyên liệu, sản phẩm và dịch vụ phù hợp với nhu cầu thực tế; từ đó giảm thiểu lượng hàng tồn kho.
- Đẩy nhanh thời gian lưu chuyển hàng tồn kho: tăng tốc độ bán ra hàng hóa bằng cách thúc đẩy hoạt động bán hàng, khuyến mãi, giảm giá, hoặc thanh lý hàng tồn kho không cần thiết. Điều này đồng thời giúp giảm chi phí rủi ro và chi phí lưu trữ.
- Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho: Các phần mềm như WMS (Warehouse Management System), ERP (Enterprise Resource Planning) hoặc SCM (Supply Chain Management) có thể giúp nâng cao độ chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu kho hàng, giảm sai sót và rủi ro trong quản lý và kiểm soát hàng tồn kho.
5.2 Làm sao xác định loại hình lưu kho phù hợp với doanh nghiệp?
Để xác định loại hình lưu kho phù hợp, cần xem xét các yếu tố để đảm bảo quy trình lưu kho hiệu quả:
- Loại hàng hóa: nắm được đặc tính của hàng hóa (kích thước, trọng lượng, tính dễ vỡ, tính dễ cháy nổ, thời hạn sử dụng, yêu cầu bảo quản,…). Từ đó, bạn có thể chọn loại hình lưu kho phù hợp với điều kiện và tiêu chuẩn của hàng hóa. Ví dụ: nếu bạn lưu trữ hàng hóa có thể bị hỏng dễ dàng, bạn cần một kho có điều kiện nhiệt độ và độ ẩm kiểm soát cao.
- Quy mô doanh nghiệp: lựa chọn hình thức phù hợp với khả năng tài chính và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ: nếu doanh nghiệp của bạn mới thành lập cần tiết kiệm chi phí, bạn nên lựa chọn hình thức lưu kho tự bảo quản.
- Vị trí: nắm rõ vị trí địa lý của doanh nghiệp và phân khúc khách hàng mục tiêu để lựa chọn loại hình phù hợp với việc vận chuyển. Ví dụ: nếu doanh nghiệp của bạn là một công ty xuất nhập khẩu, bạn có thể chọn loại hình lưu kho công cộng để tận dụng các cơ sở hạ tầng và dịch vụ logistics sẵn có. Vận Tải Trọng Tấn tự tin là đơn vị cung cấp dịch vụ trên khắp 63 tỉnh, thành phố. Doanh nghiệp ở bất cứ vị trí nào đều có thể yên tâm lựa chọn Vận Tải Trọng Tấn. Bên cạnh các dịch vụ vận chuyển hàng hóa thông thường, Vận Tải Trọng Tấn còn cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng siêu trường siêu trọng, xe tải chở hàng giá rẻ,…