Quy trình lưu kho hàng hóa là gì?
Quy trình lưu kho hàng hóa là các bước thực hiện để đảm bảo hàng hóa được lưu trữ an toàn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí trong kho. Quy trình lưu kho hàng hóa có thể khác nhau tùy theo từng loại hàng hóa, từng đơn vị cung cấp dịch vụ và từng yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, có thể chia quy trình lưu kho hàng hóa thành ba khâu chính
Quản lý mã hàng: là khâu tạo mới, thay đổi hoặc xóa bỏ mã hàng cho các sản phẩm trong kho.
- Mã hàng là cách để phân biệt các sản phẩm khác nhau theo tính chất, chủng loại, xuất xứ, đơn vị tính…
- Mã hàng giúp cho việc theo dõi, kiểm kê, báo cáo và thống kê hàng hóa trong kho được chính xác và dễ dàng.
Quản lý nhập kho: là khâu tiếp nhận, kiểm tra, xếp dỡ và sắp xếp hàng hóa vào kho.
- Quản lý nhập kho được thực hiện khi có đơn đặt hàng từ khách hàng hoặc có yêu cầu nhập kho từ phòng kế hoạch.
- Quản lý nhập kho bao gồm các bước như sau: nhận phiếu yêu cầu nhập kho; kiểm tra thông tin và số lượng hàng hóa; bốc xếp và vận chuyển hàng hóa vào kho; kiểm tra lại chất lượng và số lượng hàng hóa; sắp xếp và phân loại hàng hóa theo mã hàng; cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý kho; in phiếu nhập kho và gửi báo cáo.
Quản lý xuất kho: là khâu xuất ra, giao nhận và vận chuyển hàng hóa từ kho đến tay khách hàng hoặc đơn vị yêu cầu.
- Quản lý xuất kho được thực hiện khi có đơn đặt hàng từ khách hàng hoặc có yêu cầu xuất kho từ phòng kế hoạch.
Quy trình lưu kho hàng hóa đặc biệt quan trong việc vận chuyển ở các thành phố lớn như vận chuyển hàng Hải Phòng, vận chuyển hàng đi Quảng Ninh hay vận chuyển hàng đi các tuyến TPHCM – Hà Nội , vận chuyển TPHCM – Đà Nẵng, vận chuyển TPHCM – Nha Trang
Các bước trong quy trình nhập kho hàng hóa
Bước 1: Nhập thông tin yêu cầu nhập kho.
- Khi có nhu cầu nhập hàng mới từ nhà cung cấp, bạn cần lập yêu cầu nhập kho và gửi cho bộ phận hoặc người phụ trách mã hàng.
- Yêu cầu nhập kho sẽ chứa các thông tin như: mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, tổng giá trị, ngày nhập, nguồn gốc, điều kiện vận chuyển, hạn thanh toán
- Đặc biệt, bảng giá vận chuyển Bắc Nam là một yếu tố quan trọng trong quy trình lưu kho hàng hóa.
- Giá vận chuyển sẽ ảnh hưởng đến chi phí lưu kho hàng hóa, vì vậy người quản lý kho cần nắm được giá vận chuyển để tính toán chi phí lưu kho chính xác.
- Để công việc được hiệu quả, người quản lý có thể tham khảo các bảng giá vận chuyển 63 tỉnh thành của Trọng Tấn để tìm hiểu thông tin về giá vận chuyển cho các tuyến đường vận chuyển hàng hóa. Ngoài ra, Trọng Tấn cũng cung cấp các bảng giá vận chuyển đi các tỉnh riêng lẽ như bảng giá vận chuyển đi Đà Nẵng, bảng giá vận chuyển Nha Trang, bảng giá vận chuyển Cần Thơ của Trọng Tấn.
Bước 2: Kiểm tra và xác nhận yêu cầu nhập kho.
- Bộ phận hoặc người phụ trách mã hàng sẽ kiểm tra và xác nhận yêu cầu nhập kho của bạn.
- Nếu yêu cầu hợp lý và đủ điều kiện, họ sẽ tiến hành cấp mã mới cho hàng hóa (nếu là hàng mới) hoặc sử dụng mã đã có (nếu là hàng đã tồn tại) và cập nhật thông tin vào hệ thống.
- Nếu yêu cầu không hợp lý hoặc thiếu điều kiện, họ sẽ thông báo từ chối hoặc yêu cầu bổ sung cho bạn.
Bước 3: Nhận và kiểm tra hàng hóa.
- Sau khi có mã hàng và thông tin đầy đủ, bạn sẽ tiến hành nhận hàng hóa từ nhà cung cấp hoặc từ các chi nhánh khác.
- Khi nhận hàng, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng số lượng, chất lượng và giá trị của hàng hóa so với yêu cầu nhập kho.
- Nếu có sai sót hoặc thiếu sót, bạn cần ghi nhận và thông báo cho nhà cung cấp hoặc chi nhánh để xử lý.
Bước 4: Lập phiếu nhập kho và giao hàng cho thủ kho.
- Sau khi kiểm tra xong hàng hóa, bạn sẽ lập phiếu nhập kho theo mẫu quy định của doanh nghiệp.
- Phiếu nhập kho sẽ ghi rõ các thông tin như: số phiếu, ngày nhập, mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, tổng giá trị, người nhập, người giao…
- Bạn sẽ giao phiếu nhập kho và hàng hóa cho thủ kho để tiến hành nhập vào kho.
Trong quy trình lưu kho hàng hóa, bạn cần đặc biệt quan tâm đến việc vận chuyển hàng vì đây là khâu chiếm phần lớn chi phí của quy trình lưu kho. Trọng Tấn hiện đang cung cấp các dịch vụ vận chuyển với giá cả cực kỳ phải chăng. Trong đó, Trọng Tấn có cung cấp các dịch vụ vận chuyển hàng đi Vũng Tàu, vận chuyển hàng đi miền Tây ,…
Tại sao quy trình lưu kho hàng hóa lại quan trọng?
- Quy trình lưu kho hàng hóa tốt sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa không gian kho, giảm thời gian và công sức cho việc di chuyển hàng hóa. Đồng thời, quy trình lưu kho hàng hóa cũng tránh nhầm lẫn và mất mát hàng hóa, giảm chi phí vận chuyển và bảo quản
- Quy trình lưu kho hàng hóa tốt giúp doanh nghiệp cung cấp hàng hóa đúng số lượng, đúng chủng loại, đúng thời gian và đúng địa điểm cho khách hàng. Điều này giúp tăng sự hài lòng và niềm tin của khách hàng.
- Quy trình lưu kho hàng hóa tốt sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi được số lượng, giá trị, nguồn gốc và tình trạng của hàng hóa trong kho. Quy trình lưu kho hàng hóa sẽ cung cấp cơ sở dữ liệu cho quản lý tồn kho, dự báo nhu cầu và lập kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Cách cải tiến và tối ưu quy trình lưu kho hàng hóa
Sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý kho bãi
- Công nghệ thông tin là một công cụ hữu hiệu để giúp cho việc quản lý kho bãi được chính xác, nhanh chóng và dễ dàng.
- Bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý kho bãi để cập nhật thông tin hàng hóa, theo dõi vị trí và số lượng hàng hóa. Đồng thời, bạn cũng có thể kiểm kê và báo cáo hàng hóa, tạo mã vạch hoặc mã QR cho hàng hóa
- Bạn cũng có thể sử dụng các thiết bị công nghệ cao như máy quét mã vạch để nhập liệu, tra cứu và xác nhận thông tin hàng. Việc sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý kho bãi sẽ giúp giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu suất và chất lượng của quy trình lưu kho hàng hóa.
Đào tạo và nâng cao năng lực nhân viên lưu kho
- Nhân viên lưu kho là một trong những yếu tố then chốt để quyết định thành công hay thất bại của quy trình lưu kho hàng hóa. Do đó, việc đào tạo và nâng cao năng lực nhân viên lưu kho là một cách cải tiến và tối ưu quy trình lưu kho hàng hóa hiệu quả.
- Bạn có thể tổ chức các khóa đào tạo về các kiến thức và kỹ năng liên quan đến quy trình lưu kho hàng hóa. Các kỹ năng này bao gồm quản lý mã hàng, quản lý nhập kho, quản lý xuất kho, sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý kho bãi.
- Bạn cũng có thể tạo ra các cơ hội cho nhân viên lưu kho để học hỏi, trao đổi kinh nghiệm và góp ý cho việc cải tiến quy trình. Việc đào tạo và nâng cao năng lực nhân viên lưu kho sẽ giúp bạn tạo ra một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có trình độ và tinh thần cao, góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng của quy trình lưu kho hàng hóa.
Cách lựa chọn dịch vụ vận tải phù hợp cho quy trình lưu kho hàng hóa
Tiêu chí để lựa chọn dịch vụ vận tải
- Chất lượng dịch vụ là yếu tố quan trọng nhất để đánh giá một dịch vụ vận tải. Bạn nên chọn những công ty có uy tín, kinh nghiệm và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Bạn cũng nên kiểm tra các thông tin như: thời gian giao hàng, độ an toàn của hàng hóa, cách thức đóng gói và bảo quản
- Giá cả dịch vụ là yếu tố ảnh hưởng đến chi phí lưu kho và vận chuyển hàng hóa của bạn. Bạn nên so sánh giá cả của các công ty khác nhau để tìm ra mức giá hợp lý và phù hợp với ngân sách của bạn. Bạn cũng nên xem xét các chi phí phát sinh như: phí nâng hạ, phí xếp dỡ, phí bốc xếp, phí lưu kho
- Phạm vi hoạt động là yếu tố liên quan đến khả năng phục vụ của một dịch vụ vận tải. Bạn nên chọn những công ty có mạng lưới hoạt động rộng khắp, có thể vận chuyển hàng hóa đến các địa điểm mong muốn. Bạn cũng nên xem xét các yếu tố như: loại hình vận chuyển, loại xe vận tải, loại kho bãi
- Dịch vụ hỗ trợ là yếu tố liên quan đến sự hài lòng của khách hàng khi sử dụng dịch vụ vận tải. Bạn nên chọn công ty có dịch vụ hỗ trợ tốt, có thể giải quyết thắc mắc và khiếu nại của khách hàng nhanh chóng và hiệu quả
Lý do nên chọn công ty Trọng Tấn làm đối tác vận chuyển hàng hóa
Công ty Trọng Tấn là một trong những công ty vận tải hàng đầu tại Việt Nam, có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa nội địa và quốc tế. Công ty có thể đáp ứng mọi nhu cầu của bạn về vận chuyển hàng hóa, với các lý do sau:
- Công ty Trọng Tấn có quy trình lưu kho hàng hóa tốt
- Đây là một trong những yếu tố quan trọng để bảo đảm sự an toàn và tiết kiệm chi phí cho việc lưu trữ và vận chuyển hàng hóa.
- Công ty có quy trình lưu kho hàng hóa khoa học, minh bạch và chuyên nghiệp
- Có hệ thống quản lý kho bằng phần mềm hiện đại, cập nhật thông tin hàng hóa một cách chính xác và nhanh chóng. Công ty có hệ thống kho bãi rộng rãi, an ninh và tiện lợi, có thể lưu trữ các loại hàng hóa khác nhau theo mã hàng, theo khu vực hoặc theo yêu cầu của khách hàng.
- Công ty Trọng Tấn Phú Quốc có chất lượng dịch vụ cao: Công ty Trọng Tấn luôn cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ vận chuyển hàng hóa an toàn, nhanh chóng và đảm bảo. Công ty có đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, nhiệt tình và trách nhiệm. Công ty có đội xe vận tải hiện đại, đa dạng và linh hoạt. Công ty có cách thức đóng gói và bảo quản hàng hóa phù hợp với từng loại hàng hóa. Công ty có phương thức thanh toán và bảo hiểm linh hoạt và bảo vệ quyền lợi của khách hàng.
- Công ty Trọng Tấn Phú Quốc có giá cả dịch vụ hợp lý: Công ty Trọng Tấn Phú Quốc luôn cung cấp cho khách hàng dịch vụ vận chuyển hàng hóa giá rẻ, cạnh tranh và phù hợp với ngân sách của khách hàng. Công ty có chính sách giảm giá cho khách hàng thân thiết, khách hàng gửi nhiều hàng hoặc gửi hàng lâu dài.