Hoá đơn đỏ, hoá đơn VAT hay hoá đơn GTGT chắc hẳn mọi người đều được nghe, nhất là với người kinh doanh. Bên cạnh đó, mọi người còn quan tâm tới “hoá đơn bán hàng”. Hai hoá đơn tưởng chừng như là một loại nhưng hoàn toàn khác nhau về tính chất.
Container Trọng Tấn sẽ chia sẻ thông tin về loại hóa đơn VAT cũng như những thông tin cần biết về loại hoá đơn này.
Bài viết gồm các mục:
- Khái niệm cơ bản về hóa đơn giá trị gia tăng ( hóa đơn VAT).
- Vai trò của hóa đơn VAT.
- Quy định khi xuất hóa đơn VAT.
- So sánh hóa đơn VAT với hóa đơn bán hàng thông thường.
Khái niệm cơ bản về hóa đơn giá trị gia tăng ( hóa đơn VAT)
“Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Tức là người bán hoặc người cung ứng dịch vụ sẽ là người xuất hóa đơn cho người mua, người sử dụng dịch vụ.”
Hóa đơn đỏ chính là hóa đơn GTGT hay hóa đơn VAT, với màu sắc đặc trưng của loại hóa đơn này là màu đỏ nên nhiều người lấy đó làm đặc điểm nhận dạng. Tuy nhiên cần phân biệt hóa đơn giá trị gia tăng với loại hóa đơn bán hàng (chi tiết ở phần phía sau)
Hóa đơn giá trị gia tăng có tên tiếng anh là: Value-Added Tax invoice nên được viết tắt là hóa đơn VAT
“Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:
a) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
b) Hoạt động vận tải quốc tế;
c) Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
d) Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.”
Tất cả mọi người chúng ta khi tham gia mua bán cũng được coi như là đóng thuế.
Ví dụ: bạn mua một chai nước lọc trong cửa hàng tiện lợi, loại thuế VAT được in trên hóa đơn chính là thuế chúng ta phải nộp.
Phần chênh lệch giữa thuế GTGT đầu ra và thuế GTGT đầu vào là khoản thuế của doanh nghiệp đó đóng cho nhà nước nếu thuế GTGT đầu ra > thuế GTGT đầu vào.
Vai trò của hóa đơn VAT
Đối với Nhà nước: hóa đơn VAT có chức năng giúp
- Quản lý, giám sát dễ dàng các hoạt động, doanh thu, chi phí, lợi nhuận của doanh nghiệp: nhờ vào thuế giá trị gia tăng VAT, kiểm soát chặt chẽ để hạn chế tối đa các doanh nghiệp có ý định trốn thuế, cũng như kích cầu các sản phẩm nội địa, bảo hộ nền kinh tế nước nhà.
- Đặc biệt, ngân sách Nhà nước ( những khoản trích ra trong việc xây dựng lại cầu cống, công trình công cộng,…) được ổn định nhờ vào loại thuế giá trị gia tăng này.
Ví dụ, mặt hàng nội địa sẽ được bảo hộ nhiều hơn khi Nhà nước đánh thuế cao những sản phẩm nhập, từ đó hình thành “ Người nội địa tiêu dùng hàng nội địa”
Đối với doanh nghiệp: Các hóa đơn đỏ sẽ do bên nhà cung ứng sản phẩm, dịch vụ chịu trách nhiệm thực hiện và hóa đơn VAT trong trường hợp này được dùng để làm chứng cứ quyết toán thuế cần nộp cho ngân sách nhà nước của doanh nghiệp. “Cụ thể:
- Chức năng quyết toán tài chính: Bên mua sẽ cần có trách nhiệm lưu lại các mẫu hóa đơn VAT này để làm căn cứ cho việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào cũng như hạch toán các chi phí về sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, các hóa đơn này cũng còn được dùng để thực hiện thanh quyết toán tài chính cho cơ quan.
- Chứng từ kế toán: Trong hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ, bên bán bắt buộc bên bán phải lập hóa đơn. Đây sẽ là chứng từ kế toán quan trọng để kê khai về thuế GTGT đầu ra cũng như hạch toán được doanh thu trong kỳ kinh doanh của doanh nghiệp.”
Quy định khi xuất hóa đơn VAT.
Hóa đơn giá trị gia tăng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình kinh doanh, việc đặt in hoặc tự in các dạng hóa đơn VAT để thực hiện việc phát hành hóa đơn khá phổ biến.
Tuy nhiên cần chú ý các quy định về mẫu mã cũng như những nội dung cần phải có đối với một hóa đơn giá trị gia tăng theo Luật quy định khi xuất hóa đơn VAT.
-
Các mục bắt buộc phải có hóa đơn VAT.
Hóa đơn VAT cũng là một trong số các loại hóa đơn được Nhà nước kiểm soát, cần tuân thủ theo các quy định của Pháp luật về việc thực hiện hóa đơn.
Những nội dung trên hóa đơn GTGT được quy định chi tiết tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC:
Số 1: Tên loại hóa đơn
Hóa đơn VAT là một chứng từ quan trọng trong kinh doanh, vì vậy tên hóa đơn này phải được viết in hoa, giữa dòng “HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG”.
“Trường hợp hóa đơn VAT còn dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn. Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU BẢO HÀNH, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU BẢO HÀNH), HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU THU TIỀN, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU THU TIỀN) …”
Số 2: ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn
Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu).
Ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.
Đối với hóa đơn đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in hóa đơn đặt in. Đối với hóa đơn tự in, 02 chữ số cuối là năm bắt đầu sử dụng hóa đơn ghi trên thông báo phát hành hoặc năm hóa đơn được in ra.
Số 3: Tên liên hóa đơn
Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó:
+ Liên 1: Lưu.
+ Liên 2: Giao cho người mua.
Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định. Riêng hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.
Số 4: Số thứ tự của hóa đơn
Được quy định là dãy số tự nhiên trong ký hiệu hóa đơn bao gồm 7 chữ số trong một ký hiệu của hóa đơn.
Số 5: Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên bán/bên mua.
Số 6: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
Số 7: Tên hàng hóa/dịch vụ – số lượng – đơn giá – thành tiến được ghi bằng số và cả chữ.
Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
Số 8: Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
Số 9: Tên tổ chức nhận in hóa đơn.
Trên hóa đơn đặt in, phải thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hóa đơn đặt in.
Số 10: Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt.
Hình thức thể hiện hóa đơn nếu cần ghi thêm chữ nước ngoài thì cần lưu ý chữ nước ngoài đó được đặt bên trong ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn tiếng Việt
3.2 Khi nào cần xuất hóa đơn VAT?
“Theo các quy định khác nhau của bộ tài chính, hóa đơn đỏ bắt buộc phải xuất nếu đơn hàng có giá trị trên 200.000. Lúc này, bên mua sẽ phải trả thêm 10% giá trị hàng hóa để bên bán có thể thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế.
Đối với các doanh nghiệp, chỉ khi đã được thành lập hợp pháp; có tư cách pháp nhân, con dấu riêng đã được sở kế hoạch và đầu tư trực thuộc UBND tỉnh, thành phố cấp chứng nhận đăng ký kinh doanh thì doanh nghiệp mới được đăng ký phương pháp tính thuế theo cách khấu trừ thuế.
3.3 Những lưu ý khi xuất hóa đơn cho đối tác
- Viết liên tục, không ngắt quãng, không viết đè chữ lên nhau, gạch chéo phần còn trống
- Nội dung không được tẩy xóa, phải dùng một loại mực
- Thông tin về bên mua cần phải được điền đầu đủ
- Phải kẹp 3 liên viết cùng lúc, không được viết tách riêng từng liên
- Số hóa đơn lập phải có thứ tự liên tục
- Hình thức thanh toán giữa 2 bên có thể là chuyển khoản, tiền mặt”
3.4 “Quy định cơ bản về mẫu hóa đơn VAT mới nhất theo thông tư 39
Đối với các mẫu hóa đơn tự in
Các doanh nghiệp dựa vào hóa đơn đỏ VAT của bộ ban hành, các tổ chức có thể thiết kế theo các mẫu khác nhau để đáp ứng được nhu cầu mình muốn chỉ cần đảm bảo rằng các mẫu đơn đều có những tiêu thức bắt buộc theo đúng quy định pháp luật. Hiện nay, các mẫu hóa đơn đỏ VAT sẽ được áp dụng theo mẫu số 01 GTKT3/001 được ban hành kèm theo thông tư 39/2014/TT-BTC của bộ Tài Chính.
Đối với các mẫu hóa đơn điện tử
Đối với các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn VAT điện tử, bạn cũng có thể áp dụng mẫu hóa đơn theo phụ lục I, thông tư 68/2019/TT-BTC do bộ Tài Chính ban hành ngày 30/09/2019. Trong đó:
- Mẫu hiển thị 01: Hóa đơn điện tử GTGT dùng cho tổ chức, cá nhân khai thuế theo phương pháp khấu trừ
- Mẫu hiển thị 04: Hóa đơn dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù
- Mẫu hiển thị 05: Hóa đơn dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù thu tiền bằng ngoại tệ”
Lưu ý trường hợp không cần xuất hóa đơn đỏ: “Theo quy định của pháp luật về hóa đơn chỉ có 02 trường hợp khi kinh doanh không phải lập hóa đơn đó là: Khi bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần (trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn) và hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.
Riêng đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hoá đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung một hoá đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hoá đơn phát sinh trong ngày.”
So sánh hóa đơn VAT với hóa đơn bán hàng thông thường.
Dưới đây là hình ảnh ví dụ cho 2 mẫu hóa đơn, hóa đơn VAT và hóa đơn thông thường:
| Hóa đơn VAT | Hóa đơn bán hàng | |
| Đối tượng | Các doanh nghiệp khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:
|
Doanh nghiệp khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp trong các hoạt động sau:
|
| Mẫu mã | – Phức tạp hơn vì cần các mục: mẫu số, ký hiệu, mã số thuế, hình thức thanh toán,… | – Đơn giản: cần ghi đầy đủ thông tin sản phẩm và bên cung cấp |
| Chữ ký | Người bán hàng, người mua hàng và cả thủ trưởng đơn vị (người được ủy quyền) | Chỉ cần người bán hàng hóa |
| Thuế | Cần kê khai đầy đủ dòng thuế, tiền thuế trên hóa đơn | Không ghi thuế, chỉ quan tâm tới sản phẩm từ nhà cung cấp |
Mong bài viết ” Hóa đơn VAT và những điều quan trọng cần biết” của Container Trọng Tấn giúp bạn đọc có thể hiểu hơn về loại hóa đơn này. Từ đó sử dụng hóa đơn VAT một cách dễ dàng và đúng cách nhất.
Chúc bạn thành công!