Để đảm bảo an toàn và chất lượng cho kho hàng, tiêu chuẩn kho hàng là điều kiện tiên quyết mà bạn cần tuân thủ. Vậy làm thế nào để nắm vững những yêu cầu về tiêu chuẩn kho hàng? Vận Tải Trọng Tấn sẽ giới thiệu cho bạn thông qua bài viết sau.
1. Tiêu chuẩn kho hàng là gì?
- Tiêu chuẩn kho hàng là các quy định quan trọng đảm bảo các kho chứa hàng hóa được quản lý và tổ chức một cách hiệu quả, an toàn, chất lượng và tuân thủ các quy định cần thiết.
- Tiêu chuẩn kho hàng không chỉ nói về cách tổ chức và vận hành kho hàng, mà còn bao gồm các luật lệ liên quan đến kho hàng và các biện pháp ứng phó khi gặp rắc rối, để bảo vệ sự an toàn và chất lượng của hàng hóa trong kho.
- Một số ví dụ về tiêu chuẩn kho hàng phổ biến hiện nay:
- Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 về hệ thống quản lý chất lượng
- Tiêu chuẩn ISO 14001:2015 về hệ thống quản lý môi trường
- Tiêu chuẩn ISO 45001:2018 về hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp
- Tiêu chuẩn GMP (Good Manufacturing Practice) về thực hành sản xuất tốt
- Tiêu chuẩn HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Point) về phân tích nguy cơ và kiểm soát điểm quan trọng
2. Tại sao cần nắm vững tiêu chuẩn kho hàng?
Việc nắm vững tiêu chuẩn kho hàng là một phần không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau như sản xuất, kinh doanh, vận tải và logistics. Điều này không chỉ giúp duy trì hoạt động một cách hiệu quả mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng.
Tiêu chuẩn kho hàng tăng khả năng quản lý hàng hóa hiệu quả:
- Bằng cách áp dụng các quy tắc và quy trình chuẩn mực, doanh nghiệp có khả năng tránh lãng phí, mất mát và hư hỏng không cần thiết của hàng hóa.
- Ví dụ, việc sắp xếp hàng hóa theo nguyên tắc FIFO (First In First Out) hoặc FEFO (First Expired First Out) giúp tránh tình trạng hàng hóa bị ôi thiu hoặc hết hạn trước khi được sử dụng.
Tiêu chuẩn kho hàng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa không gian và giảm thiểu chi phí liên quan đến lưu trữ, vận chuyển hàng hóa. Việc sắp xếp, đánh dấu và lưu trữ hàng hóa một cách khoa học giúp tăng khả năng lưu trữ, tránh mất thời gian và công sức trong việc tìm kiếm và xử lý hàng hóa.
Tiêu chuẩn kho hàng nâng cao chất lượng dịch vụ:
- Bằng việc tuân thủ tiêu chuẩn, doanh nghiệp có khả năng đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng một cách hiệu quả hơn.
- Giúp cải thiện uy tín và thị phần của doanh nghiệp, bởi vì khách hàng luôn ưa thích giao dịch với những doanh nghiệp có khả năng cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ đúng thời gian và chất lượng.
Để cung cấp sản phẩm cho khách hàng đúng thời gian và chất lượng, doanh nghiệp có thể yên tâm tin tưởng Vận Tải Trọng Tấn. Đơn vị hiện đang cho thuê xe tải chở hàng giá rẻ, xe tải chở hàng đi tỉnh, xe tải chở hàng TPHCM và cả taxi tải TPHCM,…
Tiêu chuẩn kho hàng giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý và an toàn lao động. Điều này giúp doanh nghiệp tránh những rủi ro pháp lý và có khả năng xử lý sự cố kịp thời.
3. Các tiêu chuẩn kho hàng phổ biến hiện nay
3.1 Tiêu chuẩn kho hàng 5S
Tiêu chuẩn kho hàng 5S là công cụ giúp quản lý kho hàng một cách hiệu quả và tối ưu hóa quy trình làm việc. Được lấy cảm hứng từ tiếng Nhật với năm bước chính, tiêu chuẩn 5S đã tạo ra sự cải thiện rõ rệt trong nhiều ngành nghề khác nhau. Tiêu chuẩn kho hàng 5S gồm các bước:
- Seri (Loại bỏ): loại bỏ những đồ dùng và hàng hóa không cần thiết hoặc hỏng hóc trong kho. Chẳng hạn như loại bỏ thực phẩm đã hết hạn sử dụng hoặc không còn đủ chất lượng. Tiêu chuẩn kho hàng này giúp giảm những lãng phí không cần thiết và tạo ra không gian cho hàng hóa mới.
- Seiton (Sắp xếp): sắp xếp hàng hóa theo một thứ tự cụ thể. Ví dụ, bạn có thể sắp xếp các sản phẩm theo nguyên tắc FIFO (First In First Out) để đảm bảo rằng hàng hóa cũ được sử dụng trước. Thực hiện tiêu chuẩn kho hàng này giúp tránh việc hàng hóa bị hỏng hóc hoặc hết hạn.
- Seiso (Vệ sinh): duy trì sự sạch sẽ trong kho hàng. Đảm bảo rằng kho hàng luôn được vệ sinh thường xuyên giúp ngăn chặn bụi bẩn, rác rưởi và sự ô nhiễm làm ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm. Vệ sinh định kỳ cũng có thể giúp bạn phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn.
- Seiketsu (Tiêu chuẩn hóa): thiết lập các tiêu chuẩn và quy tắc cụ thể để đảm bảo rằng các bước Seri, Seiton và Seiso được duy trì và thực hiện thường xuyên. Ví dụ, doanh nghiệp có thể xây dựng cơ chế xác định ai sẽ chịu trách nhiệm và lịch trình thực hiện các công việc này.
- Shitsuke (Tự giác): tự giác tuân thủ các tiêu chuẩn và quy tắc đã thiết lập. Doanh nghiệp có thể đào tạo nhân viên và khuyến khích họ tuân thủ các quy định cũng như thực hiện sự cải tiến liên tục.
3.2 Tiêu chuẩn thiết kế kho hàng FAST
Tiêu chuẩn kho hàng FAST là một mô hình tiên tiến đem lại hiệu quả và tiết kiệm chi phí đáng kể trong việc quản lý và vận hành kho hàng. Tiêu chuẩn gồm bốn yếu tố quan trọng, mỗi yếu tố đóng góp vào sự hoàn hảo của kho hàng:
- Flow (Dòng chảy): duy trì dòng chảy của hàng hóa trong kho để tránh tình trạng tắc nghẽn hoặc mất thời gian. Ví dụ, trong một trạm phân phối hàng hóa, cần đảm bảo rằng hàng hóa di chuyển một cách liền mạch từ kho đến phương tiện vận chuyển mà không gặp trở ngại hay gián đoạn nào.
- Accessibility (Khả năng tiếp cận): sự tiếp cận dễ dàng đến hàng hóa là một yếu tố quan trọng, giúp nhân viên và khách hàng dễ dàng lấy hoặc trả hàng hóa. Chẳng hạn như cần phải có hệ thống sắp xếp hàng hóa sao cho nhân viên và khách hàng có thể lấy ra hoặc trả lại hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác.
- Space (Không gian): sử dụng không gian trong kho tối ưu là yếu tố quyết định việc tiết kiệm chi phí. Khi bạn có thể lưu trữ nhiều hàng hóa hơn trên cùng một diện tích, bạn sẽ tiết kiệm chi phí thuê hoặc xây dựng kho.
- Throughput (Lượng hàng hóa xuất nhập kho): quản lý lượng hàng hóa nhập và xuất kho mà không làm ảnh hưởng đến các hoạt động khác trong kho. Chẳng hạn, trong một kho hàng lớn chứa các sản phẩm thực phẩm đông lạnh, cần đảm bảo rằng việc thay đổi nhiệt độ để lấy hàng không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
4. Nguyên tắc thiết kế không gian theo tiêu chuẩn kho hàng
Để áp dụng tiêu chuẩn kho hàng FAST, cần xem xét một số yếu tố quan trọng:
Mục tiêu và nhu cầu của kho hàng:
- Loại hàng hóa: Xác định loại hàng hóa cần lưu trữ trong kho. Ví dụ, một kho hàng lưu trữ thực phẩm sẽ cần có điều kiện lưu trữ và vệ sinh khác biệt so với một kho lưu trữ sản phẩm điện tử.
- Số lượng hàng hóa: Xác định số lượng hàng hóa cần lưu trữ trong kho và dự đoán nhu cầu trong tương lai.
- Thời gian lưu trữ: Đánh giá thời gian bạn dự định lưu trữ hàng hóa trong kho. Một số hàng hóa có thể cần lưu trữ trong thời gian dài, trong khi các sản phẩm khác có thể cần lưu trữ trong thời gian ngắn hơn.
Vị trí và địa điểm của kho hàng:
- Khí hậu và địa hình: Xem xét khí hậu và địa hình của vị trí để đảm bảo rằng nó phù hợp với loại hàng hóa bạn lưu trữ và quá trình vận chuyển.
- An ninh và pháp lý: Kiểm tra các yếu tố an ninh và các quy định pháp lý ở khu vực xây dựng kho. Điều này bao gồm việc xem xét quy tắc và quy định liên quan đến việc xây dựng và quản lý kho hàng.
Vận Tải Trọng Tấn là đơn vị cung cấp uy tín, đa dạng các dịch vụ vận chuyển hàng Bắc Nam với bảng giá vận chuyển Bắc Nam ưu đãi, bao gồm hỗ trợ lưu trữ hàng hóa đáng tin cậy.
Bố trí và sắp xếp trong kho hàng:
- Sự bố trí và sắp xếp hàng hóa trong kho hàng có ảnh hưởng lớn đến hiệu suất và tối ưu hóa không gian sử dụng.
- Khu vực nhận và xuất hàng: Cần phải thiết kế các khu vực riêng biệt cho việc nhận và xuất hàng để tránh xung đột và lỗi trong quá trình này.
- Sắp xếp hàng hóa: Sắp xếp hàng hóa theo nguyên tắc FIFO (First In First Out) hoặc FEFO (First Expired First Out) để tránh lãng phí và mất mát.
Thiết bị và công nghệ trong kho hàng: Trang bị kho hàng với các thiết bị và công nghệ phù hợp có thể cải thiện hiệu suất và an toàn.
- Máy nâng và xe nâng: Đảm bảo có đủ máy nâng và xe nâng để di chuyển và lưu trữ hàng hóa một cách hiệu quả.
- Camera an ninh: Sử dụng hệ thống camera an ninh để theo dõi và bảo vệ hàng hóa.
- Hệ thống điều hòa: Cung cấp hệ thống điều hòa để duy trì điều kiện lý tưởng cho hàng hóa.
5. Sắp xếp hàng hóa theo tiêu chuẩn kho hàng
Sắp xếp hàng hóa theo tiêu chuẩn kho hàng là một phần quan trọng trong quản lý kho hàng và có thể mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp. Dưới đây là các bước cụ thể để thực hiện việc sắp xếp hàng hóa theo tiêu chuẩn kho hàng một cách hiệu quả:
- Bước 1: Xác định thông tin hàng hóa
Trước tiên, bạn cần xác định thông tin cơ bản về các mặt hàng cần lưu trữ trong kho như loại hàng hóa, kích thước, trọng lượng, số lượng và thời gian dự kiến lưu trữ.
- Bước 2: Chọn loại kệ hàng phù hợp với tiêu chuẩn kho hàng
Sau khi biết thông tin về hàng hóa, bạn cần chọn loại kệ hàng phù hợp để lưu trữ chúng như kệ sắt, kệ gỗ, kệ pallet, kệ lưới, và nhiều loại khác. Khi chọn kệ, bạn cần xem xét khả năng chịu tải của chúng, độ bền, độ an toàn và cân nhắc chi phí.
- Bước 3: Lập sơ đồ kho hàng theo tiêu chuẩn kho hàng
Sơ đồ kho hàng là một bước quan trọng để tổ chức kho hàng một cách hợp lý. Bạn cần lập sơ đồ và đánh số, ký hiệu vị trí của các kệ hàng. Sơ đồ này giúp bạn dễ dàng xác định vị trí cụ thể của hàng hóa và di chuyển chúng một cách hiệu quả.
- Bước 4: Sắp xếp hàng hóa theo tiêu chuẩn kho hàng
Khi đã có sơ đồ, bạn cần sắp xếp hàng hóa vào kệ hàng. Thực hiện theo nguyên tắc FIFO (nhập trước xuất trước) để đảm bảo hàng hóa cũ được sử dụng trước. Bạn cũng có thể nhóm hàng hóa lại với nhau theo loại, màu sắc, kích thước hoặc mã vạch để dễ dàng tìm kiếm.
- Bước 5: Ghi chép thẻ kho hàng
Cuối cùng, bạn cần tạo và ghi chép thẻ kho hàng để theo dõi thông tin hàng hóa trong kho. Thẻ kho hàng nên chứa thông tin về tên hàng hóa, số lượng, ngày nhập, ngày xuất và vị trí cụ thể trong kho. Cập nhật thẻ kho hàng đúng và liên tục khi có thay đổi trong kho.
6. Xác định kích thước của tiêu chuẩn kho hàng
Tiêu chuẩn kho hàng không định sẵn một kích thước cố định mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Sự linh hoạt trong thiết kế kho hàng giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa không gian và quản lý hàng hóa một cách hiệu quả. Dưới đây là một số ví dụ về kích thước tiêu chuẩn kho hàng khác nhau:
Kho hàng thông thường:
- Kích thước: Từ 3m x 3m đến 6m x 6m.
- Sử dụng: Kho hàng thông thường thích hợp cho việc lưu trữ và quản lý hàng hóa nhỏ, như hàng tiêu dùng, sản phẩm điện tử, hoặc phụ tùng nhỏ.
- Ví dụ: Một cửa hàng thực phẩm có thể sử dụng kho hàng thông thường để lưu trữ thực phẩm đóng hộp và sản phẩm tươi sống.
Kho hàng trung bình:
- Kích thước: Từ 6m x 6m đến 10m x 10m.
- Sử dụng: Kho hàng trung bình được thiết kế để lưu trữ một lượng lớn hàng hóa và thường cung cấp không gian làm việc cho nhân viên.
- Ví dụ: Một trung tâm phân phối của một cửa hàng bán lẻ lớn có thể sử dụng kho hàng trung bình để lưu trữ sản phẩm đóng gói và phục vụ việc phân phối hàng đến cửa hàng.
Kho hàng lớn:
- Kích thước: Từ 10m x 10m trở lên.
- Sử dụng: Kho hàng lớn thường có quy mô sản xuất và vận chuyển cao, có thể chứa nhiều loại hàng hóa khác nhau, bao gồm cả hàng hóa lớn kích thước hoặc hàng tồn kho lớn.
- Ví dụ: Một nhà máy sản xuất ô tô sẽ có kho hàng lớn để lưu trữ các phụ tùng, thiết bị và thành phẩm, và có thể có nhiều tầng lưu trữ để tối ưu hóa không gian.
Không chỉ vận chuyển hàng hóa giá rẻ an toàn, tận nơi, Vận Tải Trọng Tấn còn hỗ trợ khách hàng chuyển nhà trọn gói, chuyển kho xưởng trọn gói, chuyển văn phòng trọn gói,… với chất lượng đáng tin cậy tương tự.