Phiếu Xuất Kho Kiêm Vận Chuyển Nội Bộ Là Gì?

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là gì? Liệu rằng loại phiếu xuất này chỉ cần lưu hành nội bộ, không cần phải công khai và chịu kiểm soát của cơ quan nhà nước? 

Cùng với hóa đơn VAT (hóa đơn giá trị gia tăng), phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là một trong những loại chứng từ quan trọng của các công ty trong quá trình hoạt động kinh doanh, nhất là đối với các công ty xuất nhập khẩu hàng hóa sở hữu nhiều chi nhánh trên cả nước.

Qua 03 phần của bài viết dưới đây, Container Trọng Tấn sẽ giúp các bạn có cái nhìn từ khái quát đến chi tiết về Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ:

Mục lục của bài viết:

• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là gì? Ví dụ cụ thể cho một loại phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. 
• Các quy định MỚI NHẤT 2023 của pháp luật về loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. 
• Những vấn đề thường gặp khi phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ không đúng quy định.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là gì? Ví dụ cụ thể về một loại phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. 

Khái niệm của Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là gì? Đặc điểm, chức năng của Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. 

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được coi là một loại chứng từ quan trọng, được lập ra nhằm:

 – Xác định rõ được mục đích vận chuyển, minh chứng cho việc vận chuyển hàng hóa hợp pháp

– Tránh tình trạng nhập lậu, tung ra thị trường hàng hóa không rõ nguồn gốc. 

– Bên cạnh chức năng quản lý hàng hóa và có chức năng như một hóa đơn VAT điện tử, loại hóa đơn này còn giúp cho các cơ quan Nhà nước cũng như doanh nghiệp hạch toán kế hoạch sản xuất. 

– Là giấy tờ minh chứng xác định cho đơn vị nhận hàng lấy làm cơ sở để kiểm số lượng hàng, chất lượng nhờ vào các thông tin trên phiếu xuất kho vận chuyển nội bộ.

Đặc điểm Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 

Mặc dù bao gồm cụm từ “nội bộ” nhưng thực chất, loại phiếu này được nhiều đơn vị ban ngành quản lý tương tự với loại hóa đơn đỏ ( hóa đơn VAT). 

Như đã đề cập ở phía trên, phiếu xuất kho vận chuyển nội bộ được coi như là một hóa đơn điện tử, có đầy đủ các đặc điểm của một loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng nhưng được điều chỉnh một số mục để phù hợp với chức năng của nó, cụ thể phiếu xuất kho vận chuyển nội bộ phải có đủ các mục cơ bản như sau: 

• Mã số thuế người bán/ đơn vị xuất:
• Loại hóa đơn
• Ký hiệu hóa đơn 
• Số hóa đơn
• Tổng tiền thuế
• Tổng tiền thanh toán
• Thủ trưởng đơn vị
• Người nhận/ đơn vị nhận hàng

Các mục như mã số thuế, ký hiệu hóa đơn phải được đăng ký trên cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử của Nhà nước, trang web được quản lý bởi Tổng Cục Thuế Việt Nam

Lưu ý: phải gồm 3 liên khác với hóa đơn VAT

Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó:

+ Liên 1: Lưu trong văn kiện quản lý hàng hóa, thông tin vận chuyển của công ty
+ Liên 2: Dùng để vận chuyển hàng hóa ( đặc biệt quan trọng, đây chính là giấy tờ xuất trình với cơ quan, lực lượng kiểm tra để chứng minh các mặt hàng vận chuyển có nguồn gốc, xuất xứ  rõ ràng nếu không tùy vào lượng hàng hóa mà lực lượng chức năng có biện pháp xử lý)

+ Liên 3: Nội bộ
Theo quy định ở Khoản 1 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC về yêu cầu các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định.

Ví dụ liên thứ nhất trong 3 liên khi phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hợp pháp, phiếu xuất được điều chỉnh để phù hợp mục đích của việc vận chuyển nhưng vẫn phải đảm bảo tuân thủ theo quy định về loại hóa đơn giá trị gia tăng điện tử sau: 

1. Tên hóa đơn: “PHIẾU XUẤT KHO VẬN CHUYỂN NỘI BỘ”

2. Ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn ( giải thích thêm: để phân biệt hóa đơn thì ký hiệu hóa đơn sẽ bao gồm chữ cái tiếng Việt và 2 chữ số cuối của năm )

3. Tên liên hóa đơn 

4. Tên đơn vị, tổ chức vận chuyển, sử dụng phiếu, địa chỉ + MÃ SỐ THUẾ 

5. Họ và tên người chịu trách nhiệm về việc vận chuyển, bảng phân công nhiệm vụ và số hiệu của phương tiện vận chuyển.

6. Địa chỉ nơi xuất kho – nhập kho

7. Mục thông tin về hàng hóa ( STT, Tên hàng hóa, quy cách đóng gói, số lượng, ngày kiểm tra, đơn giá và thành tiền cụ thể) 

8. Chữ ký xác nhận của người lập, thủ trưởng đơn vị, người vận chuyển, thủ trưởng kho,…để minh chứng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hợp lệ. 

Hình ảnh minh họa:

Liên 1: Lưu (Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ)

Các quy định MỚI NHẤT 2023 của pháp luật về loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. 

Các doanh nghiệp phải có bộ phận quản lý giấy tờ minh chứng các hóa đơn, trong đó có loại phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để tránh trường hợp bị phạt vì thiếu các minh chứng trong khi vận chuyển hàng hóa hay quản lý kho hàng từ đội quản lý thị trường. 

Bạn có thể tham khảo thông tin từ văn bản Luật ở 2.6 Phụ lục 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, ngoài nội dung mục đích chủ yếu, đó là lấy phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ làm cơ sở hạch toán từ các khâu quản lý, chiến lược phát triển, vận hành xuất kho thì loại phiếu này còn có tác dụng:  

“Kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ xuất điều chuyển hàng hóa cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như các chi nhánh, cửa hàng ở khác địa phương (tỉnh, thành phố khác) để bán hoặc xuất điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau; xuất hàng hóa cho cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng, căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán kế toán, cơ sở có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn, chứng từ.”

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được sử dụng trong các trường hợp sau: 

• Khi phân phối, xuất hàng từ cơ sở sản xuất chính tới các chi nhánh, đại lý bán hàng của công ty, doanh nghiệp ( tức là thuộc trong nội bộ của công ty)
• Khi đơn vị sản xuất muốn xuất hàng hóa đi gia công ( theo Điều 178 Luật thương mại 2005, “gia công trong thương mại là cụm từ miêu tả hoạt động thương mại mà một bên nhận ( bên gia công) một phần hay toàn bộ nguyên liệu, vật liệu của bên hợp tác (bên đặt gia công) để thực hiện sản xuất theo yêu cầu đã đặt ra của bên đặt gia công.”
• Khi vận chuyển hàng hóa đến cửa khẩu, thực hiện các thủ tục để có thể xuất khẩu hàng hóa để đưa ra thị trường quốc tế.
• Khi đơn vị xuất hàng ủy thác nhập khẩu: có 2 trường hợp về việc ủy thác nhập khẩu, đó là xuất hàng tới đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu hoặc doanh nghiệp trả ủy thác vì hàng hóa chưa nộp thuế giá trị gia tăng trong quá trình nhập khẩu.

Những câu hỏi thường gặp về Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. 

• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có cần con dấu của doanh nghiệp kinh doanh, đơn vị sản xuất hàng hóa không? 

=> Câu trả lời: Căn cứ vào điểm b khoản 3 điều 4 thông tư số 39/2014/TT của Bộ Tài chính như sau: trong các trường hợp không nhất thiết thì không cần đóng dấu, không yêu cầu đầy đủ các nội dung bắt buộc như chữ ký của thủ trưởng kho nhận ( bất cập vì đến mới và giao hàng cẩn thận mới thì thủ trưởng kho nhận mới ký giấy). Tuy nhiên, trừ một số trường hợp bắt buộc như đó là yêu cầu ở đơn vị nhận. (Và từng trường hợp cụ thể sẽ được Bộ Tài Chính ra quy định)

• Về vấn đề công khai đơn giá và thành tiền khi sản phẩm xuất kho, người lập có thể không công khai giá để đảm bảo bí mật kinh doanh không? 

=> Câu trả lời: theo như đặc điểm, chức năng của phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ không gắt gao như việc công ty phải xuất ra một hóa đơn giá trị gia tăng, và việc không công khai đơn giá thành tiền là điều không sai phạm quy định, điều này được thể hiện qua điểm b khoản 3 điều 4 thông tư số 39/2014/TT các trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc

• Ngoài loại phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ bằng giấy thì còn có thể tạo phiếu dưới hình thức nào nữa và được trình bày như thế nào?

=> Câu trả lời: đơn vị kinh doanh có thể tham khảo mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, là một loại hóa đơn điện tử tuy nhiên được quản lý và vận hành có sự khác biệt đôi chút với phiếu xuất giấy. 

• Có thể thay thế hóa đơn VAT ( hóa đơn giá trị gia tăng) cho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ở mọi trường hợp không?

=> Câu trả lời: Tuy phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và hóa đơn VAT đều có thể được coi một loại hóa thể hiện minh chứng sản phẩm hàng hóa có nguồn gốc rõ ràng và có tác dụng như nhau ở một số trường hợp. Nhưng cần phân biệt rõ 2 loại, tránh bị phạt oan vì sử dụng giấy phép không hợp lệ.

Với đặc điểm có tính riêng biệt khi là giấy tờ cần xuất trình khi vận chuyển hàng hóa tới nơi giao cho doanh nghiệp ủy thác xuất khẩu, buộc phải sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để chứng minh thủ tục pháp lý chặt chẽ.

Kết luận: Việc hiểu rõ đặc điểm cũng như chức năng của loại phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ sẽ giúp cho công ty, đơn vị kinh doanh hoạt động tổ chức và chuyên nghiệp hơn. Đồng thời, các doanh nghiệp buôn bán thiếu loại phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ sẽ phải nhiều chịu hậu quả trong quá trình vận chuyển hàng hóa với các lí do, ví dụ như: khi không chứng minh được nguồn gốc sản phẩm, sản phẩm hàng hóa bị cho là không có xuất xứ rõ ràng có thể dẫn tới việc sản phẩm hàng hóa đó bị thu hồi và thậm chí buộc phải tiêu hủy.