Mã Hàng Hóa

Mã hàng hóa là một ký tự chuỗi (thường là số, chữ cái hoặc kết hợp cả hai) được sử dụng để xác định và phân loại hàng hóa trong các hoạt động thương mại, quản lý kho, vận chuyển và đầu vào pass. Đây là công cụ quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong ứng dụng quản lý chuỗi, hoạt động thương mại và hậu cần.

Mã hàng hóa là một ký hiệu hệ thống được sử dụng để định danh, phân loại và theo dõi hàng hóa trong quá trình sản xuất, kinh doanh và chuyển đổi. Nó không chỉ là công cụ kỹ thuật mà còn là yếu tố chiến lược trong công việc quản lý và tối ưu hóa kinh doanh.

Các loại mã hàng hóa hiện nay

  • Mã SKU (Stock Keeping Unit): đây là mã hàng hóa nội bộ do doanh nghiệp tự tạo ra để quản lý sản phẩm trong kho. Đặc điểm của mã này thường chứa thông tin về danh mục, màu sắc, kích thước hoặc vị trí lưu trữ.
  • Mã HS (Hệ thống hài hòa): Là loại hàng hóa quốc tế phân loại mã hóa được sử dụng trong đầu vào xuất khẩu. Bao gồm từ 6 đến 10 chữ số, phản ánh loại hàng hóa và tính thuế áp dụng
  • Mã UPC (Universal Product Code): Là mã vạch được sử dụng trong bán lẻ để quét tại điểm bán hàng. Mã hàng hóa này thường được tổ chức GS1 cấp và quản lý.
  • Mã QR (Quick Response): là một loại mã vạch hai chiều (2D) có khả năng lưu trữ thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng quét bằng các thiết bị điện tử như điện thoại thông minh hoặc máy quét mã.

Mã hàng hóa SKU (Stock Keeping Unit)

  • Mã hàng hóa SKU là mã định danh duy nhất được sử dụng trong quản lý hàng hóa để theo dõi và phân loại sản phẩm trong kho hoặc tại điểm bán hàng. Đây là mã nội bộ do doanh nghiệp tự tạo ra, được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý một cách hiệu quả.
  • Doanh nghiệp tự thiết kế SKU mã hóa dựa trên nhu cầu quản lý của mình. Mỗi SKU mã đại diện cho một loại sản phẩm cụ thể, bao gồm các thuộc tính như màu sắc, kích thước, chất liệu hoặc địa điểm lưu trữ.
  • Mã SKU thường bao gồm các ký tự và số, được tổ chức theo quy tắc nhất định. Ví dụ: SP-BL-LG-001 sẽ có SP: Loại sản phẩm (Áo Sơ Mi), BL: Màu sắc (Blue – Màu xanh), LG: Kích thước (Large – Lớn), 001: Mã sản phẩm.
  • Trong quản lý kho, mã hàng SKU giúp theo dõi được số lượng từng loại sản phẩm trong kho. Tiết kiệm được thời gian tìm kiếm sản phẩm theo SKU mã hóa.
  • Trong bán hàng, mã này hỗ trợ phân loại từng sản phẩm cụ thể. Hỗ trợ kiểm tra nhanh, tiết kiệm được thời gian và công sức.
  • Trong sản xuất và vận hành: giúp đồng bộ hóa giữa các bộ phận như sản phẩm sản xuất, kho và bán hàng. Dễ dàng tìm hiểu thông tin về xuất xứ hoặc các giai đoạn xử lý sản phẩm.

Mã hàng HS (Harmonized System)

  • Mã hàng HS (Harmonized System) là một hệ thống mã hóa hàng hóa quốc tế do Tổ chức phát triển Hải quan Thế giới (WCO). Hệ thống này được sử dụng để phân loại các loại hàng hóa được nhập khẩu theo cách tốt nhất trên toàn cầu.
  • Mã HS gồm từ 6 đến 10 chữ số , trong đó: 6 chữ số đầu tiên là mã quốc tế được sử dụng thống nhất trên toàn thế giới. Số từ 7 đến 10 là mã chi tiết hơn, được bổ sung tùy theo từng quốc gia.
  • Mã hàng hóa HS giúp phân loại hàng hóa, xác định rõ loại hàng hóa để thống nhất trong thương mại quốc tế. Căn cứ vào mã HS để áp dụng thuế xuất khẩu.
  • Ngoài ra mã hàng HS còn theo dõi trao đổi khối lượng và giá trị trao đổi giữa các quốc gia. Giúp hải quan kiểm soát và thông quan hàng hóa dễ dàng hơn.
  • Các quốc gia sử dụng mã HS chung giúp giảm sai sót và chấp nhận tranh chấp trong giao dịch quốc tế. Giúp tiết kiệm thời gian dễ dàng xử lý thủ tục hải quan.
  • Trong xuất khẩu, nhập khẩu mã HS được khai báo trong tờ khai hải quan để xác định chính sách quản lý và áp dụng thuế. Xác định thuế (thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt…) theo loại hàng hóa.

Mã hàng UPC (Universal Product Code)

  • Mã UPC (Universal Product Code) là một loại mã vạch được sử dụng rộng rãi để nhận diện và theo dõi sản phẩm trong ngành bán lẻ. Mã này được tiêu chuẩn hóa trên toàn cầu và giúp đảm bảo công việc quản lý hàng hóa, thanh toán và lưu trữ dữ liệu sản phẩm một cách hiệu quả.
  • Mã UPC bao gồm 12 chữ số. Mã của nhà sản xuất (6-10 chữ số đầu): Do tổ chức GS1 cấp, đảm bảo mỗi nhà sản xuất có mã riêng. Mã sản phẩm (từ 1-5 chữ số kế tiếp): Do nhà sản xuất phân bổ cho từng sản phẩm. Chữ số cuối cùng, được tính toán dựa trên các chữ số trước đó để đảm bảo tính chính xác của mã hóa khi quét.
  • Mã UPC được tiêu chuẩn hóa trên toàn cầu, đặc biệt phổ biến tại Mỹ, Canada và các thị trường khác. Mã UPC là mã duy nhất giúp phân biệt sản phẩm này với các sản phẩm khác trong hệ thống bán lẻ.
  • Theo dõi kho tồn tại, kiểm tra kê hàng hóa và quản lý chuỗi ứng dụng một cách dễ dàng. Hỗ trợ thanh toán tại điểm bán hàng (POS), máy quét tại thu ngân sách có thể đọc UPC mã hóa để hiển thị giá và sản phẩm thông tin.
  • Mã UPC cho phép khách hàng và đối tác truy cập sản xuất thông tin cơ bản về sản phẩm. Quét UPC mã hóa nhanh hơn nhiều so với công cụ nhập dữ liệu.
  • Mã UPC đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý sản phẩm và bán lẻ toàn cầu, giúp cải thiện hiệu quả vận hành và tăng cường trải nghiệm của cả doanh nghiệp hỗn khách hàng.

Mã QR (Quick Response) trên hàng hóa

  • Mã QR (Quick Response Code) là dạng mã vạch hai chiều (2D) được phát triển vào năm 1994 bởi công ty Denso Wave, Nhật Bản. Mã QR có thể lưu trữ và truyền tải nhiều loại thông tin khác nhau, từ văn bản, URL đường dẫn, đến dữ liệu phức tạp hơn.
  • Mã QR có hình dạng vuông, ba ô vuông lớn ở ba góc giúp định hướng mã hóa để quét từ mọi góc độ. Vùng dữ liệu chứa thông tin được mã hóa (dưới dạng các ô trắng và đen). Khu vực trống bao quanh mã QR để phân biệt mã với các khu vực xung quanh. Ký tự lỗi cho phép khôi phục thông tin nếu một phần mã QR bị hỏng.
  • Dung lượng lưu trữ cao : Mã QR có thể chứa 7.089 ký tự số, 4.296 chữ và số, phân tích dữ liệu nhị phân 2,953 byte.
  • Quét và giải mã tức thời, không yêu cầu thiết bị phức tạp. Có thể đọc từ mọi góc độ, không cần căn chỉnh quét hướng. Có thể đọc từ mọi góc độ, không cần căn chỉnh quét hướng. Vẫn hoạt động ngay cả khi bị hư hỏng đến 30%.
  • Mã QR được sử dụng phổ biến trong thanh toán qua các ứng dụng như MoMo, ZaloPay, PayPal và các ngân hàng. Mã QR trên sản phẩm, giả mạo, hoặc quảng cáo dẫn đến trang web hoặc thông tin khuyến mãi.
  • Tuy nhiên mã QR có điểm hạn chế là cần có thiết bị có khả năng quét mã QR. : Mã QR có thể dẫn đến các trang web độc hại nếu không được kiểm tra. Nếu không có thiết bị quét, mã QR không thể đọc được bằng mắt thường.

Ưu và nhược điểm của mã hàng hóa

Ưu điểm:

  • Giúp dễ dàng theo dõi số lượng, trạng thái và vị trí của hàng hóa trong kho. Hàng hóa được sắp xếp theo mã của từng laoij riêng biệt.
  • Tăng tốc độ kiểm tra hóa hàng hóa và giảm sai sót. Giảm được thời gian và công sức khi cần kiểm tra, theo dõi hàng hóa.
  • Sử dụng mã vạch (mã vạch) hoặc mã QR giúp đơn giản hóa quy trình quét và xử lý thông tin.
  • Cung cấp dữ liệu cụ thể về sản phẩm để phân tích xu hướng bán hàng, nhu cầu khách hàng và tối ưu hóa kho bãi.
  • Tránh nhầm lẫn giữa các sản phẩm có tên hoặc đặc điểm tương thích
  • Hệ thống mã hóa giúp doanh nghiệp dễ dàng tích hợp với phần mềm quản lý và nền tảng thương mại điện tử.
  • Hỗ trợ định tuyến và phân phối chính xác hóa hàng hóa nhanh chóng.

Nhược điểm:

  • Chi phí ban đầu phải có, đầu tư vào phần mềm hệ thống, máy quét mã vạch, máy in mã hóa và thiết bị liên quan.
  • Cần thời gian và nhân lực để tạo và quản lý hệ thống mã hóa, đặc biệt đối với các sản phẩm danh mục lớn.
  • Nếu mã hóa sai hoặc không đồng nhất, có thể gây ra sự nhầm lẫn trong quản lý và vận hành.
  • Khi cần thay đổi hoặc mở rộng hệ thống mã hóa, có thể gây gián đoạn hoạt động.
  • Các vấn đề kỹ thuật (như lỗi thiết bị, phần mềm) có thể làm gián đoạn công việc quản lý hàng hóa.
  • Với các doanh nghiệp nhỏ hoặc sản phẩm thủ công, việc làm mã hóa này thường không phù hợp

Làm thế nào để quản lý mã hàng hóa?

  • Để quản lý tốt mã hàng hóa, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống chặt chẽ, đồng bộ và tối ưu hóa công việc sử dụng mã hàng hóa. Điều này thực hiện trong tất cả các khâu từ sản phẩm sản xuất, lưu kho, đến bán hàng và giao nhận.
  • Quản lý tốt mã hàng hóa không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
  • Quy định rõ ràng các thành phần của mã hóa hàng hóa, chẳng hạn như: loại sản phẩm, thuộc tính (kích thước, màu sắc, dòng sản phẩm, vv), sản phẩm sản xuất theo thứ tự hoặc năm.
  • Đảm bảo mỗi hàng hóa là duy nhất, không trùng lặp với các mã khác trong hệ thống. Tạo mã ngắn gọn, dễ nhận biết nhưng chưa đủ thông tin để phân biệt các sản phẩm.
  • Sử dụng phần mềm để tự động tạo, quản lý và tìm kiếm mã hóa: Odoo, SAP, QuickBooks.
  • In mã vạch hoặc mã QR trực tiếp lên sản phẩm để dễ dàng quét và truy xuất thông tin. Sử dụng máy quét mã vạch hoặc ứng dụng di động để tăng tốc độ kiểm tra.
  • Kết nối mã hóa hàng hóa với các ban phòng như bán hàng, mua hàng và hậu cần để quản lý đồng bộ
  • Tạo khu vực lưu trữ riêng biệt theo loại sản phẩm, dòng sản phẩm hoặc mã SKU. Sử dụng nhãn và chỉ dẫn bảng để dễ dàng tìm kiếm và kiểm tra.
  • Mã hàng hóa có thể phản ánh cấu trúc danh mục sản phẩm (ví dụ: theo danh mục chính, phụ và sản phẩm cụ thể).
5/5 - (7 bình chọn)