Hàng tồn kho là một khái niệm quan trọng trong kinh doanh, liên quan đến những sản phẩm hoặc nguyên liệu mà doanh nghiệp chưa bán được hoặc sử dụng hết. Hàng tồn kho có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động, lợi nhuận, và cạnh tranh của doanh nghiệp. Do đó, việc quản lý hàng tồn kho một cách khoa học và hợp lý là rất cần thiết.
1. Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là những sản phẩm hoặc nguyên liệu mà doanh nghiệp mua hoặc sản xuất nhưng chưa bán được hoặc chưa sử dụng hết. Hàng tồn kho còn là hàng được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang hay nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho có thể gây ra nhiều hậu quả tiêu cực cho doanh nghiệp, như chi phí lưu trữ, rủi ro mất mát, giảm giá trị, hoặc lạc hậu so với thị trường. Do đó, doanh nghiệp cần có những biện pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả để tránh những tổn thất. Hàng tồn kho còn có thể được tính theo công thức như sau:
Hàng tồn kho = Hàng tồn đầu kỳ + Hàng nhập trong kỳ – Hàng xuất trong kỳ
Trong đó:
- Hàng tồn đầu kỳ là số lượng hàng hóa có trong kho ở thời điểm bắt đầu kỳ kinh doanh (tháng, quý, năm).
- Hàng nhập trong kỳ là số lượng hàng hóa được mua vào hoặc nhận từ các nguồn khác trong kỳ kinh doanh.
- Hàng xuất trong kỳ là số lượng hàng hóa được bán ra hoặc sử dụng cho các mục đích khác trong kỳ kinh doanh.
2. Phân loại hàng tồn kho
Hàng tồn kho có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, như:
2.1. Theo công dụng của hàng tồn kho
Bao gồm nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, bán thành phẩm, thành phẩm, hàng hóa, v.v. Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ là những tài sản được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Bán thành phẩm, thành phẩm, hàng hóa là những tài sản được giữ để bán trong kỳ kinh doanh.
2.2. Theo nguồn hình thành của hàng tồn kho
Bao gồm hàng tồn kho được mua vào, hàng tồn kho được sản xuất ra, hàng tồn kho được gửi đi bán, hàng tồn kho được gửi đến bán, hàng tồn kho đang chuyển trên đường, hàng tồn kho tại kho bảo thuế, v.v. Hàng tồn kho được mua vào là các sản phẩm được hình thành từ việc mua sản phẩm ở bên ngoài hoặc các đơn vị trực thuộc khác trong cùng hệ thống của doanh nghiệp.
2.3. Theo yêu cầu sử dụng của hàng tồn kho
Bao gồm hàng tồn kho an toàn, hàng tồn kho tối thiểu, hàng tồn kho tối đa, hàng tồn kho trung bình. Hàng tồn kho an toàn là số lượng hàng hóa tối thiểu mà doanh nghiệp phải có trong kho để đảm bảo không bị thiếu hàng khi có sự biến động của nhu cầu hoặc nguồn cung.
2.4. Theo đặc điểm của hàng tồn kho
Có thể gồm các loại như hàng tồn kho dễ hỏng, hàng tồn kho lỗi thời, hàng tồn kho theo mùa, vv.
Mỗi loại hàng tồn kho có đặc điểm và vai trò riêng biệt đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, việc quản lý và kiểm soát hàng tồn kho một cách hiệu quả là rất quan trọng để tối ưu hóa chi phí và lợi nhuận.
3. Nguyên nhân dẫn đến hàng tồn kho
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến hàng tồn kho, bao gồm:
3.1. Sản xuất quá mức
Doanh nghiệp sản xuất nhiều hơn nhu cầu thực tế của thị trường sẽ dẫn đến việc tích trữ hàng hóa tồn kho không bán được. Điều này có thể do dự báo sai lệch, thiếu thông tin về xu hướng tiêu dùng hoặc cạnh tranh quá khốc liệt .
3.2. Sản phẩm không phù hợp
Sản phẩm của doanh nghiệp không đáp ứng được nhu cầu, sở thích hoặc kỳ vọng của khách hàng, sẽ khó có thể bán được, dẫn đến tình trạng hàng tồn kho. Điều này có thể do chất lượng sản phẩm kém, thiết kế lỗi thời, giá cả không cạnh tranh hoặc không phù hợp với mùa vụ.
3.3. Kênh bán hàng yếu
Các doanh nghiệp không có kênh bán hàng hiệu quả, không thu hút được khách hàng tiềm năng hoặc không giữ được khách hàng cũ, sẽ gây ra tình trạng ế ẩm, hàng hóa sẽ ứ đọng, tồn kho. Điều này có thể do vị trí cửa hàng không thuận lợi, chính sách bán hàng không linh hoạt, chiến lược marketing không hiệu quả hoặc thiếu sự hỗ trợ sau bán hàng .
3.4. Quản lý kho hàng kém
Khi doanh nghiệp không có hệ thống quản lý kho hàng chặt chẽ, minh bạch và cập nhật, sẽ gây ra những sai sót trong việc nhập xuất và kiểm kê hàng hóa. Điều này có thể do thiếu nhân lực, công nghệ hoặc quy trình quản lý kho hàng.
3.5. Chuỗi cung ứng chậm trễ
Đó là khi các doanh nghiệp không có sự phối hợp tốt giữa các bộ phận liên quan đến chuỗi cung ứng, từ nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm đầu ra, sẽ gây ra sự chậm trễ trong việc sản xuất và vận chuyển hàng hóa. Điều này có thể do thiếu nguồn cung ứng nguyên liệu, thiết bị sản xuất hỏng hóc, giao thông vận tải khó khăn hoặc thiếu thông tin liên lạc.
4. Hậu quả mà hàng tồn kho gây nên
Hàng tồn kho là một trong những thách thức lớn nhất mà các doanh nghiệp phải đối mặt. Hàng tồn kho có thể ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh, chi phí hoạt động và lợi nhuận của doanh nghiệp.
Hàng tồn kho có thể gây ra nhiều hậu quả và thiệt hại cho doanh nghiệp, chẳng hạn như:
4.1. Tăng chi phí lưu kho
Hàng tồn kho làm tăng chi phí để thuê nhà kho, mua thiết bị lưu trữ, trả lương cho nhân viên quản lý và bảo vệ kho hàng. Theo một nghiên cứu từ Tyco Retail Solutions, các nhà bán lẻ trên toàn thế giới mất 362,1 tỷ USD mỗi năm cho chi phí lưu kho.
4.2. Giảm giá trị của sản phẩm
Hàng tồn kho có thể bị hư hỏng, mất chất lượng hoặc lỗi thời do không được bán kịp thời. Điều này khiến cho sản phẩm mất giá trị và khó bán được với giá cao. Doanh nghiệp có thể phải giảm giá, khuyến mãi hoặc thanh lý hàng tồn kho để tăng doanh số bán hàng .
4.3. Gây áp lực tài chính
Hàng tồn kho làm giảm dòng tiền của doanh nghiệp và tăng tỷ lệ nợ phải trả. Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc thanh toán các chi phí hoạt động, đầu tư vào các dự án mới hoặc mở rộng thị trường. Hàng tồn kho cũng làm giảm lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
4.4. Lãng phí nguồn lực
Hàng tồn kho làm tốn nguồn lực của doanh nghiệp, bao gồm nguyên liệu, nhân công, thiết bị và không gian. Điều này khiến cho doanh nghiệp không có đủ nguồn lực để sản xuất và phân phối các sản phẩm mới hoặc có tiềm năng cao hơn. Hàng tồn kho cũng làm giảm khả năng cạnh tranh và sáng tạo của doanh nghiệp.
5. Cách tính giá trị hàng tồn kho
Bạn có thể áp dụng một trong ba phương pháp sau đây để tính giá trị hàng tồn kho:
- Phương pháp giá đích danh: Phương pháp này dựa trên đơn giá nhập kho cụ thể của từng loại hàng hóa, vật tư hay sản phẩm xuất kho. Phương pháp này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có ít mặt hàng và hàng tồn kho có giá trị lớn, nhận diện được.
- Phương pháp bình quân gia quyền: Phương pháp này tính giá trị hàng tồn kho bằng cách chia tổng chi phí mua hoặc sản xuất hàng hóa trong kỳ cho số lượng hàng hóa có sẵn trong kỳ. Phương pháp này có thể áp dụng sau mỗi lần nhập hoặc cuối kỳ.
- Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Phương pháp này giả định rằng hàng hóa được xuất kho theo thứ tự nhập kho, tức là hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước. Phương pháp này phản ánh tốt nhất chi phí thực tế của hàng hóa và doanh thu thu được.
6. Các phương pháp quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là một trong những hoạt động quan trọng của doanh nghiệp, nhằm đảm bảo cung ứng đủ và kịp thời các sản phẩm hoặc nguyên liệu cho khách hàng và sản xuất. Tùy thuộc vào loại hàng hóa, ngành kinh doanh, và mục tiêu của doanh nghiệp, có nhiều phương pháp quản lý hàng tồn kho khác nhau, như:
- Phương pháp ABC: Phân loại hàng hóa theo giá trị đóng góp cho doanh thu hoặc lợi nhuận của doanh nghiệp, để tập trung quản lý chặt chẽ những hàng hóa có giá trị cao nhất.
- Phương pháp FIFO: Ưu tiên xuất hàng hóa theo thứ tự nhập trước xuất trước, để giảm thiểu rủi ro hư hỏng hoặc lỗi thời của hàng hóa, đặc biệt là những hàng hóa có tính chất dễ hỏng hoặc thay đổi theo mùa vụ.
- Phương pháp FEFO: Ưu tiên xuất hàng hóa theo thứ tự hết hạn trước xuất trước, để đảm bảo chất lượng và an toàn của hàng hóa, thích hợp cho các sản phẩm có thời hạn sử dụng ngắn, như thực phẩm, thuốc, mỹ phẩm, v.v.
- Phương pháp EOQ: Tính toán số lượng đặt hàng tối ưu để cân bằng giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu trữ, để tối thiểu hóa tổng chi phí liên quan đến hàng tồn kho.
- Phương pháp JIT: Đặt hàng vừa đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, để giảm thiểu chi phí và không gian lưu trữ, cũng như tăng cường khả năng ứng biến với thị trường.
- Phương pháp XYZ: Phân loại hàng hóa theo mức độ ổn định của nhu cầu, để dự báo và điều chỉnh số lượng tồn kho cho phù hợp, tránh thiếu hụt hoặc dư thừa.
- Phương pháp VED: Phân loại hàng hóa theo mức độ quan trọng cho hoạt động sản xuất, để ưu tiên và kiểm soát chất lượng của những hàng hóa có vai trò then chốt trong quá trình sản xuất.
- Phương pháp FSN: Phân loại hàng hóa theo tần suất sử dụng, để sắp xếp và quản lý kho bãi hiệu quả, tận dụng tối đa không gian và thiết bị.
- Phương pháp HML: Phân loại hàng hóa theo giá bán, để tối ưu hóa chiến lược bán hàng và khuyến mãi cho những hàng hóa có giá bán cao hoặc thấp.
7. Cách xử lý hàng tồn kho có hiệu quả
Hàng tồn kho có thể gây ra nhiều hậu quả tiêu cực cho doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần có những cách xử lý hàng tồn kho có hiệu quả, như:
7.1. Kiểm kê hàng hóa thường xuyên
Đây là việc cơ bản và dễ thực hiện. Việc kiểm tra kho thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp nắm được tình hình kinh doanh chung và hàng hóa tồn kho hiện tại, hạn chế được những rủi ro trong quá trình lưu trữ hàng tồn kho.
7.2. Thanh lý hàng tồn kho
Đối với các mặt hàng tồn kho không kinh doanh được do tiêu thụ chậm, doanh nghiệp nên tiến hành các chương trình thanh lý giảm giá để thu hút khách hàng và kích thích nhu cầu của người tiêu dùng. Tuy cách này sẽ không đem về hiệu quả doanh thu cho doanh nghiệp nhưng có thể giúp giảm thiểu thua lỗ.
7.3. Biến hàng tồn kho thành quà tặng
Người tiêu dùng thường có tâm lý thích nhận quà khi mua hàng, do đó cách này không chỉ giúp doanh nghiệp tiêu thu hàng tồn kho nhanh chóng mà còn kích thích nhu cầu mua hàng đối với các sản phẩm đang kinh doanh.
7.4. Thiết lập các cấp tồn kho cho mỗi sản phẩm
Mức tồn kho tối thiểu là số lượng sản phẩm tối thiểu trong kho có thể sẵn sàng cung cấp cho khách hàng mọi lúc. Mức tồn kho tối đa là số lượng sản phẩm tối đa trong kho để đảm bảo không bị dư thừa hoặc thiếu hụt. Mức tồn kho an toàn là số lượng sản phẩm dự phòng để ứng phó với những biến động của thị trường. Việc thiết lập các cấp tồn kho cho mỗi sản phẩm sẽ giúp doanh nghiệp quản lý và điều chỉnh số lượng hàng hóa trong kho một cách hợp lý.
7.5. Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho
Đây là một công cụ hiện đại và tiện ích cho việc quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi được số lượng, chất lượng, giá trị, nguồn gốc, vị trí, và thời gian nhập xuất của từng loại hàng hóa trong kho. Phần mềm quản lý hàng tồn kho cũng sẽ giúp doanh nghiệp phân tích được xu hướng và nhu cầu của thị trường, để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.
Như vậy, quản lý hàng tồn kho một cách hợp lý sẽ giảm thiểu thiệt hại đáng kể cho các doanh nghiệp. Bên cạnh đó cũng cần lưu ý một vài điều để điều chỉnh hình thức kinh doanh cho phù hợp, tránh dẫn đến tình trạng lưu trữ hàng tồn kho quá nhiều, gây thiệt hại nặng nề cho doanh nghiệp.
Tham khảo: Hàng tồn kho
Nếu bạn đang tìm kiếm một dịch vụ vận tải uy tín, chất lượng với giá cả hợp lý, hãy liên hệ với Vận tải Trọng Tấn. Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận tải trên khắp đất nước, với đội ngũ xe tải, xe container chuyên nghiệp, chất lượng. Hãy liên hệ với chúng tôi qua những kênh thông tin sau:
- Địa Chỉ: 789 Lê Thị Riêng, Thới An, Quận 12, TP. HCM
- Điện Thoại: 02862590486 – 19002051
- Email: Doantta@gmail.om
- Wesite: Trongtanvn.com