Các loại giấy tờ cần thiết khi di chuyển liên tỉnh

Chuẩn bị giấy tờ phục vụ cho hoạt động giao nhận hàng hóa, cả trong và ngoài nước, là một yếu tố quan trọng. Nếu thiếu các loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển trong nước, đơn hàng sẽ không thể được chuyển đi và có thể bị cơ quan chức năng giữ lại để xác thực. Để đảm bảo sự thuận lợi trong hoạt động vận chuyển, sau đây Vận tải Trọng Tấn sẽ chia sẻ các loại giấy tờ cần thiết khi di chuyển trong nước để các bạn cùng biết và thực hiện.

1. Khi di chuyển trong nước cần các loại giấy tờ nào?

Thông thường, khi thực hiện hoạt động vận chuyển trong nước, bạn sẽ cần phải có 6 loại giấy tờ sau:

1.1. Biên bản giao nhận (vận đơn hàng hóa)

Vận đơn hàng hóa, còn được gọi là biên bản giao nhận, là một trong những loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa trong nước. Vận đơn này đóng vai trò quan trọng trong việc xác minh rằng hàng hóa đã được đơn vị vận chuyển tiếp nhận và chuyển đến người nhận.

Mặc dù tên gọi có vẻ phức tạp, vận đơn thực tế chỉ là một loại hóa đơn thông thường. Sau khi bạn hoàn tất thủ tục gửi hàng, đơn vị vận chuyển sẽ xử lý đơn hàng và lập hóa đơn cho bạn. Mã vận đơn trên hóa đơn sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi tình trạng đơn hàng. Trong trường hợp gặp sự cố trong quá trình vận chuyển, bạn có thể sử dụng giấy tờ này để xác minh với đơn vị vận chuyển.

1.2. Hóa đơn, chứng từ các loại

Ngoài vận đơn hàng hóa, bạn cũng cần chuẩn bị các loại hóa đơn và chứng từ khác liên quan đến lô hàng. Hóa đơn (bao gồm cả hóa đơn VAT) là một trong những chứng từ không thể thiếu khi vận chuyển hàng hóa. Bạn cần giữ kỹ hóa đơn này để có thể xác minh lại với đơn vị vận chuyển trong trường hợp gặp sự cố với lô hàng.

Hơn nữa, hóa đơn còn liên quan trực tiếp đến việc kê khai các chi phí vận chuyển hàng hóa. Vì vậy, việc có loại giấy tờ này là rất quan trọng và bạn cần lưu trữ một cách cẩn thận để bảo đảm quyền lợi của mình trong quá trình vận chuyển.

1.3. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Trong số 6 loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển trong nước, một trong những loại đó là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Khi hàng hóa được vận chuyển trực tiếp từ kho của doanh nghiệp, cần phải có phiếu xuất kho để chứng minh rằng hàng hóa đã được lấy ra khỏi kho. Điều này giúp việc kê khai và hạch toán trở nên dễ dàng hơn.

1.4. Hợp đồng vận chuyển hàng hóa

Nếu bạn có kế hoạch vận chuyển một đơn hàng lớn hoặc muốn thiết lập một mối quan hệ vận chuyển lâu dài, việc có một hợp đồng vận chuyển là cần thiết. Trong hợp đồng, các điều khoản cần được hai bên thỏa thuận và đạt được sự đồng ý. Điều này giúp xác định rõ quyền và trách nhiệm của mỗi bên một cách dễ dàng. Quá trình giải quyết hợp đồng cũng trở nên đơn giản hơn mà không gặp phải những rắc rối ảnh hưởng đến mối quan hệ hợp tác giữa hai bên.

Trọng Tấn cung cấp các dịch vụ vận chuyển uy tín trên toàn quốc với mức giá siêu rẻ trọn gói sau như Chuyển Nhà Trọn Gói, Chuyển Văn Phòng Trọn GóiChuyển Kho Xưởng Trọn Gói.

1.5. Giấy phép kinh doanh vận tải

Để hoạt động vận tải một cách hợp pháp, các doanh nghiệp trong ngành phải có giấy tờ chứng minh kinh doanh vận tải. Đây là một trong những giấy tờ cần thiết khi thực hiện các hoạt động vận chuyển trong nước.

Thường thì, bên vận chuyển sẽ cần các giấy tờ cụ thể bao gồm: 

  • Giấy tờ xe (bao gồm bảo hiểm xe, đăng ký xe,…); 
  • Giấy tờ của chủ phương tiện (như giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh); 
  • Giấy tờ của người điều khiển phương tiện,…

1.6. Giấy tờ đi đường 

Ngoài các loại giấy tờ đã đề cập trước đó, khi vận chuyển hàng hóa trong nước cũng cần đến giấy tờ đi đường. Đây là giấy tờ được cấp cho xe kinh doanh vận tải hàng hóa và được sử dụng cho mỗi chuyến hàng hoặc chuyến xe, làm chứng từ cho phương tiện vận chuyển.

Thường thì, khi ủy quyền cho chuyến xe giao hàng đi tỉnh, người ta sẽ sử dụng giấy đi đường. Trên giấy tờ này sẽ được cập nhật chi tiết về nơi xuất phát, điểm đến, loại phương tiện sử dụng, thời gian di chuyển, lý do lưu trú,… Việc sử dụng giấy tờ này giúp xác minh một cách rõ ràng hành trình của chuyến xe.

2. Chuẩn bị đủ giấy tờ cần thiết khi vận chuyển trong nước có lợi ích gì?

Việc chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa trong nước là một điều quan trọng mà ai cũng nên biết khi thực hiện hoạt động giao nhận. Cả người gửi và bên vận chuyển đều cần có những loại giấy tờ này vì các lý do sau đây:

  • Xác minh hoạt động vận chuyển và thông tin đơn hàng: Các giấy tờ cung cấp căn cứ để xác minh hoạt động vận chuyển, thông tin về đơn hàng, cũng như trách nhiệm của cả người gửi và bên vận chuyển. Trong trường hợp xảy ra sự cố với hàng hóa, các giấy tờ này giúp người gửi bảo vệ quyền lợi của mình và đồng thời yêu cầu bên vận chuyển giải quyết sự cố một cách hợp lý đối với khách hàng.
  • Thủ tục kiểm tra và giám sát: Các loại giấy tờ này là yêu cầu để lô hàng vượt qua các chốt kiểm tra của các cơ quan chức năng. Nếu không có các giấy tờ chứng minh lô hàng, hàng hóa có thể bị thu giữ và thậm chí bị tịch thu nếu chủ hàng không thể xác minh được.
  • Kê khai và hạch toán dễ dàng: Các loại hóa đơn, chứng từ, phiếu xuất kho là căn cứ để kê khai và hạch toán hàng hóa. Sử dụng các giấy tờ này giúp việc kiểm soát hàng hóa và chi phí trở nên thuận tiện hơn.

Vì những lý do trên, khi thực hiện hoạt động vận chuyển hàng hóa trong nước, việc chuẩn bị đủ các loại giấy tờ này là rất cần thiết.

3. Quy định về chứng từ hàng hóa đi trên đường của bên gửi hàng

Các chứng từ về hàng hóa là các minh chứng quan trọng cho tính hợp pháp của lô hàng của bạn. Trong các trường hợp khác nhau thì các quy định về chứng từ hàng hóa cũng khác nhau. Sau đây, Vận tải Trọng Tấn sẽ cung cấp thông tin về các trường hợp thường gặp như sau:

3.1. Trường hợp 1: Hàng hóa được điều động nội bộ từ cơ sở kinh doanh đến các chi nhánh, cửa hàng hoặc ngược lại
Khi hàng hóa được điều động nội bộ từ cơ sở kinh doanh đến các chi nhánh, cửa hàng hoặc ngược lại, thì thông thường cần có đầy đủ các giấy tờ sau:

  • Hóa đơn GTGT hoặc hợp đồng bán hàng: Đây là giấy tờ chứng nhận việc mua bán hàng hóa giữa các bên, bao gồm thông tin về sản phẩm, số lượng, giá trị và các điều khoản giao dịch khác.
  • Phiếu xuất kho: Đây là giấy tờ ghi lại việc xuất kho hàng hóa từ cơ sở gốc đến địa điểm đích, bao gồm thông tin về số lượng, mô tả hàng hóa và thông tin vận chuyển.
  • Phiếu vận chuyển nội bộ: Đây là giấy tờ chứng nhận việc vận chuyển hàng hóa nội bộ từ cơ sở gốc đến địa điểm đích trong hệ thống nội bộ của doanh nghiệp. Nó thường được kèm theo lệnh điều động nội bộ, ghi rõ thông tin về nguồn gốc, điểm đến, số lượng và thông tin liên quan khác.

3.2. Trường hợp 2: Khi hàng hóa được xuất giao cho đại lý bán theo giá do cơ sở sản xuất kinh doanh quy định hưởng hoa hồng

Khi hàng hóa được xuất giao cho đại lý bán theo giá do cơ sở sản xuất kinh doanh quy định hưởng hoa hồng, cần có ít nhất một trong hai chứng từ sau:

  • Hóa đơn GTGT hoặc hợp đồng bán hàng: Đây là giấy tờ chứng nhận việc mua bán hàng hóa giữa cơ sở sản xuất kinh doanh và đại lý bán. Hóa đơn GTGT hoặc hợp đồng bán hàng cung cấp thông tin về sản phẩm, số lượng, giá trị và các điều khoản giao dịch, bao gồm cả thông tin về hoa hồng được hưởng.
  • Phiếu xuất hàng gửi bán đại lý kèm theo lệnh điều động nội bộ: Đây là giấy tờ ghi lại việc xuất hàng hóa từ cơ sở sản xuất kinh doanh đến đại lý bán, cùng với lệnh điều động nội bộ. Phiếu xuất hàng gửi bán đại lý cung cấp thông tin về số lượng, mô tả hàng hóa và thông tin vận chuyển, trong khi lệnh điều động nội bộ ghi rõ thông tin về nguồn gốc, điểm đến và các chi tiết khác liên quan đến việc giao hàng cho đại lý.

Cả hai chứng từ trên đều có vai trò xác minh việc giao hàng hóa cho đại lý bán với giá hưởng hoa hồng do cơ sở sản xuất kinh doanh quy định. Chúng đảm bảo tính minh bạch và quản lý hợp lý trong quá trình xuất giao hàng hóa và trao đổi giữa các bên liên quan.

Trọng Tấn luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7 để tư vấn về giá cả, quy trình, chính sách cụ thể cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ vận chuyển bằng Taxi Tải TPHCM.

3.3. Trường hợp 3: Hàng hóa xuất kho để bán, đưa đi trao đổi, biếu, tặng hoặc tiêu dùng nội bộ

Khi hàng hóa được xuất kho để bán, đưa đi trao đổi, biếu, tặng hoặc tiêu dùng nội bộ, thì cần có hóa đơn GTGT hoặc hợp đồng bán hàng đúng với số lượng và giá trị của hàng đã được xuất bán. Những giấy tờ này cung cấp thông tin chính xác về giao dịch mua bán và giá trị hàng hóa, và đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thuế, xác nhận giao dịch và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.

3.4. Trường hợp 4: Hàng hóa đưa đi bán lưu động hoặc dự hội chợ triển lãm phải

Khi hàng hóa được đưa đi bán lưu động hoặc tham gia hội chợ triển lãm, cần có lệnh điều động nội bộ cùng với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ giao cho người vận chuyển. Các giấy tờ này đảm bảo quy trình vận chuyển và quản lý hàng hóa trong quá trình di chuyển và trao đổi.

  • Lệnh điều động nội bộ: Đây là giấy tờ ghi lại việc điều động hàng hóa từ cơ sở kinh doanh đến điểm bán lưu động hoặc triển lãm. Lệnh điều động nội bộ bao gồm thông tin về nguồn gốc, điểm đến, số lượng và các chi tiết khác liên quan đến việc chuyển hàng.
  • Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Đây là giấy tờ ghi lại việc xuất kho và vận chuyển hàng hóa từ cơ sở kinh doanh đến điểm bán hoặc triển lãm. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cung cấp thông tin về số lượng, mô tả hàng hóa, thông tin vận chuyển và các chi tiết khác liên quan đến việc giao hàng cho người vận chuyển.

3.5. Trường hợp 5: Xuất nguyên liệu đưa đi gia công

Khi xuất nguyên liệu để đưa đi gia công, cần có phiếu xuất kho ghi rõ việc xuất hàng đưa đi gia công kèm theo hợp đồng gia công. Phiếu xuất kho này cung cấp thông tin về số lượng, mô tả nguyên liệu và thông tin liên quan đến việc gửi hàng đi gia công.

Ngoài ra, cần có hợp đồng gia công để chứng nhận và quy định các điều khoản, điều kiện và yêu cầu liên quan đến quá trình gia công. Hợp đồng gia công xác định các thông tin như mô tả công việc gia công, số lượng, chất lượng, thời gian và giá trị gia công.

Khi sản phẩm đã được gia công và trả lại, cơ sở gia công cần có phiếu xuất kho ghi rõ việc xuất sản phẩm gia công trả lại cho đơn vị thuê gia công kèm theo hợp đồng gia công. Phiếu xuất kho này cung cấp thông tin về số lượng, mô tả sản phẩm gia công và thông tin liên quan đến việc trả hàng.

Nếu bạn đang muốn tìm hiểu về dịch vụ Xe Tải Chở Hàng Giá Rẻ, Xe Tải Chở Hàng TPHCMXe Tải chở Hàng Đi Tỉnh. Trọng Tấn chuyên cung cấp dịch vụ với đội ngũ chuyên nghiệp với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải.

3.6. Trường hợp 6: Hàng hóa bị sai quy cách, chất lượng phải xuất trả lại bên bán, hoặc trường hợp xuất khẩu hàng hóa -kể cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu khi xuất khẩu

Hàng hóa bị sai quy cách, chất lượng phải xuất trả lại bên bán, hoặc trường hợp xuất khẩu hàng hóa – kể cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu khi xuất khẩu phải có 1 trong các loại hợp đồng sau:

  • Hóa đơn GTGT
  • Hợp đồng bán hàng
  • Hợp đồng tự in để làm chứng từ lưu thông trên đường

3.7. Trường hợp 7: Sản phẩm là hàng hóa mà người bán không thuộc đối tượng phải lập hợp đồng bán hàng

Đối với các cơ sở mua nông, lâm, thủy, hải sản do người dân sản xuất, khai thác, cần lập hợp đồng thu mua hàng lâm, thuỷ, hải sản, nông sản theo mẫu quy định. Hợp đồng thu mua này là một tài liệu pháp lý quy định các điều khoản, điều kiện và yêu cầu liên quan đến việc mua hàng từ người dân sản xuất hoặc khai thác.

Đối với đồ dùng cá nhân do người sử dụng trực tiếp bán ra, cơ sở kinh doanh mua lại để bán hoặc nhận hàng ký gửi bán, cần lập bảng kê mua hàng và bảng kê nhận hàng ký gửi bán. Bảng kê mua hàng ghi lại thông tin về các mặt hàng cá nhân đã mua lại từ người sử dụng trực tiếp. 

3.8. Trường hợp 8: Nếu là cơ sở kinh doanh bán lẻ hàng hóa cho người tiêu dùng có giá trị thấp dưới mức quy định

Trong trường hợp cơ sở kinh doanh bán lẻ hàng hóa cho người tiêu dùng có giá trị thấp dưới mức quy định, không yêu cầu lập hợp đồng bán hàng. Tuy nhiên, cơ sở kinh doanh vẫn cần lập bảng kê bán lẻ hàng hóa để ghi chép và quản lý thông tin về từng lần bán hàng và từng loại hàng hóa.

Bảng kê bán lẻ hàng hóa là một tài liệu ghi lại thông tin về các giao dịch bán hàng cụ thể. Nó bao gồm các thông tin như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, ngày bán hàng và thông tin khách hàng (nếu có). Bảng kê này giúp cơ sở kinh doanh theo dõi lượng hàng đã được bán, kiểm soát doanh thu và lưu trữ thông tin về các giao dịch bán hàng.

Vận tải Trọng Tấn đã cung cấp thông tin về các loại giấy tờ cần thiết khi Chuyển Hàng Hà Nội đi Cần Thơ, Vận Chuyển Hàng Đi Miền TâyVận Chuyển Hàng Đi Vũng Tàu trong nước cho bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm một dịch vụ vận tải uy tín, chất lượng với giá cả hợp lý, hãy liên hệ với Vận tải Trọng Tấn. Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận tải trên khắp đất nước, với đội ngũ xe tải, xe container chuyên nghiệp, chất lượng. Hãy liên hệ với chúng tôi qua những kênh thông tin sau:

  • Địa Chỉ: 789 Lê Thị Riêng, Thới An, Quận 12, TP. HCM
  • Điện Thoại: 02862590486 – 19002051
  • Email: Doantta@gmail.om
  • Wesite: Trongtanvn.com
5/5 - (1 bình chọn)
Index