Bạn đang tìm kiếm một quy trình chuyển văn phòng an toàn, tiết kiệm chi phí, thời gian và tiền bạc? Bài viết tôi sắp chia sẻ dưới đây sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn, cung cấp thêm thông tin bạn đang thắc mắc về chuyển văn phòng. Hãy cùng tôi tìm ra cách giải quyết tốt nhất cho bạn nhé!!
I. CHUYỂN VĂN PHÒNG LÀ GÌ?
Chuyển văn phòng hay còn gọi là chuyển vật dụng, đồ đạc hiện có từ văn phòng cũ nơi bạn làm việc sang văn phòng mới hơn. Tóm lại, chuyển văn phòng nghĩa là chuyển toàn bộ đồ đạc từ văn phòng cũ sang văn phòng mới.
Chuyển văn phòng luôn là một công việc mệt mỏi, vì bạn không biết bắt đầu từ đâu. Mỗi khi bạn muốn chuyển văn phòng đến nơi làm việc mới thì có rất nhiều công việc phía trước như chuẩn bị đồ đạc, sắp xếp đồ đạc lớn nhỏ, vận chuyển sản phẩm đến nơi làm việc mới, khuân vác tháo dỡ. Bạn không biết cách chuyển văn phòng như thế nào cho đúng, chuyển văn phòng mất nhiều thời gian, tốn thời gian và chi phí. Chuyển văn phòng là việc vô cùng dễ dàng nếu bạn nắm được những mẹo nhỏ được chia sẻ dưới đây.
II. MẸO CHUYỂN NHÀ NHANH BẠN NÊN BIẾT:
Chuyển văn phòng mới là công việc tưởng chừng đơn giản nhưng lại vô cùng quan trọng, rất nhiều công ty đã mắc phải nhiều sai lầm do không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi chuyển văn phòng mới. Sau đây tôi muốn chia sẻ 6 điều bạn nên làm khi chuyển văn phòng mới để giúp công việc kinh doanh của bạn chuyển đến nhà mới phát đạt hơn.
CHO THUÊ VĂN PHÒNG MỚI Ở VỊ TRÍ THUẬN TIỆN
Trước khi chuyển văn phòng, bạn phải tìm một văn phòng mới để thay thế. Việc thuê văn phòng mới phải đảm bảo về địa điểm, chi phí hữu ích và cơ hội làm việc, giá cả phù hợp với tình hình tài chính của công ty.
Một trong những việc phải làm là yếu tố quan trọng này trong việc quyết định thời gian và địa điểm kinh doanh của bạn sẽ chuyển đến. Vì vậy, hãy dành thời gian để tìm môi trường làm việc lý tưởng, nơi công ty của bạn có thể tồn tại lâu dài và ổn định để phát triển kinh doanh.
LẬP KẾ HOẠCH CHUYỂN VĂN PHÒNG
Lập kế hoạch chuyển văn phòng là việc làm cần thiết để không xảy ra sai sót, thiếu sót trong quá trình chuyển nhà. Trong kế hoạch này, bạn sẽ cần trả lời các câu hỏi về nhân sự, thời gian và các câu hỏi liên quan:
- Thời gian di chuyển văn phòng dự kiến .
- Nội thất văn phòng mới, cần thêm tài sản hoặc thiết bị mới.
- Sắp xếp chỗ ngồi cho nhân viên trong từng bộ phận.
- Chi phí di chuyển văn phòng kế toán, bao gồm thuê nhân công, vận chuyển và các chi phí phát sinh khác.
- Thay đổi các thủ tục, giấy tờ liên quan hoặc thay đổi địa chỉ đăng ký công ty nếu cần thiết.
XÁC ĐỊNH NGÀY GIỜ DI CHUYỂN VĂN PHÒNG
Ngày giờ chuyển văn phòng phụ thuộc vào tình hình thực tế, ví dụ như thời gian thuê văn phòng cũ đã hết hay chưa, văn phòng mới đã sẵn sàng chuyển chưa? Hoặc trong một số trường hợp, chủ doanh nghiệp quan tâm đến phong thủy, tuổi tác khi chuyển văn phòng mới nên chọn ngày giờ phù hợp.
Ngoài ra, khi ấn định ngày giờ chuyển văn phòng phải đảm bảo không ảnh hưởng đến công việc chung của công ty, ví dụ như lịch gặp gỡ đối tác, đi lại của nhân viên hay trong thời gian lưu lại nơi làm việc. Nên hạn chế chuyển văn phòng.
DANH SÁCH CÁC ĐỊA ĐIỂM VÀ SƠ ĐỒ VẬN CHUYỂN
Rất cần các thống kê chi tiết hơn về tổng khối lượng tài sản và thiết bị văn phòng. Điều này sẽ giúp bạn không bị mất bất cứ thứ gì trong quá trình vận chuyển và bạn cũng sẽ biết cách đóng gói từng thiết bị đúng cách bằng cách đọc những thứ bạn có. Ngoài ra, việc sắp xếp đồ đạc và trang thiết bị của văn phòng mới cũng được lên kế hoạch phù hợp.
Kế hoạch vận chuyển được lập ngay khi ghi số lượng hàng hóa cần di chuyển, bao gồm phiếu đóng gói, hàng hóa nào được di chuyển trước/ sau, bằng phương tiện nào và người chịu trách nhiệm kiểm soát quá trình vận chuyển món đồ nội thất này. Ngoài ra, cần dán nhãn đồ đạc, trang thiết bị của từng nhân viên, để không bị nhầm mã giá trị tương ứng với từng nhân viên, phòng ban.
XỬ LÝ VĂN PHÒNG CŨ CHO CHỦ ĐẦU TƯ
Đừng quên bàn giao mặt bằng cũ cho chủ đầu tư, thực hiện các biện pháp cần thiết sau khi hết hạn thuê văn phòng. Trong quá trình này, cần chú ý, chẳng hạn như cần có xác nhận bằng văn bản của chủ sở hữu và bên liên quan để tránh các vấn đề pháp lý hoặc chuyển nhượng tài sản của tòa nhà trong tương lai văn phòng cho thuê.
GIÁM SÁT QUÁ TRÌNH VẬN CHUYỂN VÀ KIỂM TRA XE SAU KHI ĐẾN VĂN PHÒNG MỚI
Công việc cuối cùng trong quá trình chuyển văn phòng là giám sát và theo dõi quá trình vận chuyển. Bao gồm tất cả các công việc đóng gói, di chuyển đồ đạc nhằm hạn chế tình trạng lộn xộn hay hư hỏng đồ đạc, mất mát tài sản khi di chuyển giữa văn phòng cũ và văn phòng mới.
Khi vào văn phòng mới cần kiểm tra tài sản có đủ để chuyển đi hay không. Việc kiểm kê dựa trên mã hóa giá trị và danh sách từ bước.
Sau khi tài sản được kiểm kê đầy đủ, bạn có thể bắt đầu tổ chức và trang bị nội thất cho văn phòng mới theo kế hoạch thiết kế.
III. CÁC DỊCH VỤ CHUYỂN VĂN PHÒNG
Chuyển văn phòng đến địa điểm mới là một thách thức lớn đối với các công ty. Có rất nhiều điểm cần được tính đến và xem xét. Ví dụ:
- Tránh làm mất giấy tờ, hồ sơ quan trọng của công ty.
- Chúng ta tránh những tai nạn làm hỏng thiết bị và máy móc của công ty.
- Làm thế nào để không bị mất các tài liệu quan trọng.
- Việc thuê xe chuyển văn phòng phải được thực hiện nhanh chóng để không làm ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị.
- Đảm bảo an toàn khi vận chuyển đồ đạc nặng, thiết bị cồng kềnh.
- Việc chuyển văn phòng được thực hiện nhanh chóng để không ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.
Do những khó khăn mà các công ty gặp phải trong việc di chuyển đồ đạc văn phòng. Nhiều công ty dịch vụ ra đời nhằm cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói với giá cả phải chăng, chất lượng nhằm giảm bớt công việc nặng nề và khó khăn khi chuyển văn phòng của bạn đến địa điểm mới.
IV. QUY TRÌNH DỊCH VỤ CHUYỂN VĂN PHÒNG
Quá trình chuyển văn phòng sau khi hoàn thành công việc là một quy trình nhất định và công việc chuyển văn phòng có nhiều giai đoạn phải trải qua. Để bạn có thể vận chuyển đồ đạc từ văn phòng cũ sang nơi làm việc mới một cách thuận lợi nhất, tôi sẽ đưa ra các bước tham khảo quan trọng nhất của toàn bộ quy trình thực hiện như sau:
Bước 1: Tư vấn, lấy thông tin khách hàng
Tư vấn chuyển văn phòng vô cùng quan trọng, bởi chúng giúp khách hàng thu thập thông tin cẩn thận, tìm đúng đối với khối lượng hàng hóa cần vận chuyển để lựa chọn dịch vụ.
Tất nhiên, dữ liệu khách hàng là bắt buộc để ghi chép. Ghi lại các thông tin như: nơi chuyển đi, nơi chuyển đến, số lượng sản phẩm cần chuyển, nhu cầu giao khi nào, khả năng chi trả của khách hàng là bao nhiêu… và từ đó có kế hoạch chi tiết.
Khách hàng phải cung cấp một số thông tin cơ bản: họ và tên, số điện thoại liên hệ, địa chỉ cần chuyển văn phòng, thời gian chuyển văn phòng.
Bước 2: Nghiên cứu hàng hóa cần chuyển
Mỗi khách hàng có nhu cầu chuyển văn phòng đều có lượng hàng hóa khác nhau và yêu cầu vận chuyển khác nhau. Các yếu tố khác như khoảng cách, địa hình, giao thông, các luồng xanh… khác nhau nên cần có người khảo sát.
Việc nghiên cứu giúp tìm hiểu xem trong quy trình chuyển văn phòng trọn gói sẽ có bao nhiêu nhân viên được chuyển nhiều hay ít, bao nhiêu xe chuyển và tổng chi phí đến tay khách hàng là bao nhiêu. Chúng tôi thống nhất phương án chuyển văn phòng tốt nhất cho khách hàng.
Bước 3: Chào giá/thực hiện hợp đồng chuyển nhà
Sau khi kiểm tra hàng hóa và phân công nhân công vận chuyển, công ty chuyển văn phòng sẽ đưa ra báo giá cho khách hàng.
Nếu khách hàng đồng ý với các điều khoản, hợp đồng được ký kết. Bên cung cấp dịch vụ có trách nhiệm thực hiện các điều kiện đã xác định trong hợp đồng. Nhân viên có trách nhiệm thực hiện đúng quy trình bốc dỡ kiện hàng, xếp dỡ hàng hóa an toàn, hạn chế tối đa rủi ro, tai nạn có thể xảy ra và đảm bảo hoàn thành công việc chuyển văn phòng đúng tiến độ đã thỏa thuận với khách hàng.
Bước 4: Bốc dỡ và đóng gói hàng hóa
Sau khi ký kết hợp đồng, hàng hóa được lập tức đóng gói cho khách hàng. Đảm bảo rằng hàng hóa được đóng gói cẩn thận để không bị thất lạc hoặc hư hỏng nghiêm trọng.
Trong quá trình chuyển hàng, khách hàng có thể kiểm soát mọi hoạt động của đơn vị vận tải để vận chuyển hàng hóa theo ý muốn của mình. Khi đến văn phòng mới, bạn cũng có thể yêu cầu nhân viên đặt đồ đạc ở nơi mà khách hàng muốn.
V. CÁC LƯU Ý KHI CHUYỂN VĂN PHÒNG MỚI:
1. Lập kế hoạch chuyển văn phòng:
Việc đầu tiên cần làm là lên một kế hoạch chuyển văn phòng cụ thể. Điều này sẽ giúp cho công việc vận chuyển diễn ra suôn sẻ và khoa học hơn. Để chuyển văn phòng, bạn phải tự xây dựng mọi thứ từ việc dọn dẹp đồ đạc, đóng gói cho đến tìm đơn vị vận chuyển, sắp xếp đồ đạc,…
Khi đã có kế hoạch chính xác, bạn cần chuẩn bị những dụng cụ, thiết bị cơ bản hỗ trợ cho việc vận chuyển như thùng đồ , băng dính, kéo , bút đánh dấu,….và kiểm tra trạng thái của chúng để đảm bảo chúng có thể sử dụng được hay không.
2. Chọn ngày tốt chuyển nhà:
Tránh chọn ngày theo tuổi của người quản lý hoặc chủ doanh nghiệp. Nên hạn chế nhập trạch vào các ngày sau:
Ngày kỵ Dương Công: mùng 5, 1, 23.
Ngày Tam Nương: mùng 3, 7, 13, 18, 22, 27 âm lịch và 15 âm lịch.
Tuy nhiên, nếu bạn phải chuyển văn phòng vào những ngày kể trên, đừng quá lo lắng. Chỉ cần chuẩn bị một tinh thần thật tốt, làm việc ở nơi thông thoáng, sạch sẽ là mọi việc sẽ diễn ra suôn sẻ.
3. Khi chuyển đến văn phòng mới không nên gây gổ, tranh cãi
Khi chuyển đến văn phòng mới, tránh tranh cãi, nói xấu nhau thể hiện sự xui xẻo, xung đột. Những hành động này tượng trưng cho sự bất hòa, mâu thuẫn, ảnh hưởng đến các mối quan hệ với đối tác, khách hàng, đồng nghiệp,… Để hạn chế chúng, nên phân chia rõ ràng công việc của mọi người để tránh xung đột.
Sau khi chuyển thành công, cần hạn chế uống rượu và tiệc tùng sau khi chuyển đến văn phòng. Vì “rượu vào rượu ra”, khi say bạn không kiểm soát được lời nói và hành động của mình nên dễ nảy sinh mâu thuẫn, xung đột.
KẾT LUẬN
Khi chuyển văn phòng, nên áp dụng những mẹo nhỏ kể trên, tuy đơn giản nhưng giúp ích rất nhiều cho việc di chuyển một cách nhanh chóng, khoa học mà không tốn nhiều công sức và hạn chế rủi ro tai nạn. Đừng quên chia sẻ những lời khuyên hữu ích này với bạn bè, người thân, người thân và những người xung quanh bạn khi họ đang có ý định chuyển nhà nhé!!!