Biên bản bàn giao hàng hóa là chứng từ liệt kê thông tin hàng hóa như số lượng, trọng lượng, khối lượng của bên bán hàng giao cho bên mua hàng hoặc bên đơn vị vận chuyển giao đến cho người mua hàng. Biên bản này nhằm mục đích khi giao hàng người mua hàng sẽ xác nhận đúng hàng hóa thực tế đã nhận, tình trạng hàng hóa để xác nhận vào biên bản bàn giao hàng hóa để làm bằng chứng sau này đối với bên bán hàng.
Nội Dung Trong Biên Bản Bàn Giao Hàng Hóa
- Thông tin bên bán và bên mua: Bao gồm tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, tên người đại diện pháp lý.
- Thông tin về hàng hóa: Bao gồm tên hàng hóa, số lượng hàng hóa, quy cách hàng hóa, chất lượng hàng hóa trước khi vận chuyển.
- Thời gian và địa chỉ giao nhận hàng: Bao gồm ngày, tháng, năm gửi và ngày, tháng, năm giao hàng, địa chỉ gửi hàng và địa chỉ giao hàng.
- Tình trạng hàng hóa tại thời điểm giao hàng: Ghi rõ tình trạng hàng hóa lúc giao hàng, hàng hóa có bị hư hỏng, thiếu sót, hàng hóa có còn nguyên đai, nguyên kiện. Nếu hàng hóa có tình trạng trên đầy thì cần ghi rõ để làm bằng chứng sau này để xử lý với khách hàng.
- Ký cam kết và xác nhận: Bên giao hàng sẽ cho người nhận hàng ký xác nhận hàng hóa được giao như đúng thỏa thuận trong biên bản bàn giao hàng hóa.
Tác Dụng Của Biên Bản Bàn Giao Hàng Hóa
Biên bản bàn giao hàng hóa rất quan trọng trong việc giao dịch hàng hóa và vận chuyển hàng hóa của các chành xe ví dụ như chành xe Sóc Trăng của chúng tôi. Là tài liệu quan trọng bảo vệ quyền lợi, giảm thiểu rủi ro và tranh chấp giữa các bên liên quan.
- Xác nhận được việc đã giao nhận hàng hóa: Là bằng chứng xác nhận khách hàng đã nhận hàng tại thời điểm đó, thời gian nhận hàng, số lượng hàng, địa chỉ nhận hàng và tình trạng hàng hóa.
- Có trách nhiệm trong vấn đề giao nhận hàng hóa: Là giấy tờ quan trọng cho bên vận chuyển có trách nhiệm cho khách ký nhận trong quá trình giao nhận hàng hóa, nếu có vấn đề về hư hỏng hay thiếu sót thì biên bản bàn giao hàng hóa làm bằng chứng lưu lại.
- Lưu lại thông tin và thanh toán: Giúp lưu lại thông tin, chứng từ để đối chiếu với hóa đơn, hợp đồng, hỗ trợ giấy tờ quan trọng để cho kế toán, kiểm toán khi cần thiết.
- Đảm bảo quyền lợi giữa hai bên: Bảo vệ quyền lợi của bên giao, chứng minh đã giao đúng và đủ hàng hóa theo thỏa thuận, bảo vệ quyền lợi của bên gửi khi đã gửi đúng số lượng trên biên bản trước khi xác nhận với bên vận chuyển.
Hậu Quả Khi Vận Chuyển Không Có Biên Bản Bàn Giao Hàng Hóa
Không Có Bằng Chứng Pháp Lý Về Việc Giao Nhận Hàng Hóa
Khi xảy ra tình trạng hư hỏng hoặc thiếu sót hàng hóa khi vận chuyển mà không có biên bản bàn giao hàng hóa sẽ khiến bên chủ hàng và bên vận chuyển không có bằng chứng và cơ sở để chứng minh.
Không Nắm Được Quá Trình Giao Nhận
Không có biên bản bàn giao hàng hóa sẽ không nằm được thời gian giao nhận hàng, nếu có biên bản bàn giao hàng hóa thì khách hàng sẽ yêu cầu bên vận chuyển trong quá trình giao hàng cho khách ký nhận biên bản bàn giao hàng hóa và chụp ảnh gửi về cho người gửi hàng đó.
Dễ Gây Ra Vấn Đề Gian Lận
Khi không có biên bản giao nhận hàng hóa sẽ không có bằng chứng người nhận đã nhận số lượng bao nhiêu, có thể sẽ khai khống số lượng hàng hóa hoặc tráo đổi hàng hóa.
Khó Khăn Trong Công Tác Thanh Toán Sau Này
Không có biên bản bàn giao hàng hóa sẽ gây khó khăn cho kế toán trong việc hạch toán chi phí, dễ gây sai sót trong việc báo cáo tài chính.
Một Số Lưu Ý Khi Soạn Một Biên Bản Bàn Giao Hàng Hóa
- Những thông tin trên biên bản bàn giao hàng hóa giữa hai bên phải chính xác, không được ghi khống hoặc sai lệch, hàng hóa tình trạng hay số lượng bao nhiêu phải liệt kê rõ từng danh mục. Nếu là tải sản giá trị cao phải ghi rõ đơn giá cụ thể, quyền và trách nhiệm của hai bên đối với hàng hóa đó.
- Biên bản bàn giao hàng hóa phải được soạn thảo ngay tại thời điểm vận chuyển hàng và kèm theo hàng hóa khi đến nơi nhận sẽ cho khách hàng ký trực tiếp vào biên bản bàn giao đó, tránh trường hợp biên bản bàn giao bổ sung sau khi đã vận chuyển hàng.
- Biên bản phải có chữ ký và đóng dấu giữa hai bên. Nếu biên bản không có chữ ký và không đóng dấu hợp lệ không có chứng thực về mặt pháp lý.
- Biên bản bàn giao hàng hóa phải được lập ít nhất là 2 bản, mỗi bên sẽ được giữ 1 bản, đây là giấy tờ pháp lý cho mỗi bên để chứng minh khi hàng hóa xảy ra trường hợp tranh cãi. Biên bản bàn giao hàng hóa cần được giữ cẩn thận nguyên vẹn, không được rách nát, chắp vá, hay sửa chữa nội dung, không được thay thế biên bản nào, các biên bản cần đóng dấu liền với nhau.
Thông Tin Liên Hệ
LIÊN HỆ: 0913346464
NGUYỄN MINH QUỐC
Chuyên viên tư vấn
Zalo: Quốc – Trọng Tấn/0913346464
Email: nguyenminhquoc2302@gmail.com
website: trongtanvn.com
Facebook:
Tik tok:
Youtube: